Sistema de gestión ERP Microsoft Dynamics 365: ¿Qué es y cómo funciona?

La era moderna de los negocios demanda procesos más rápidos, sencillos y efectivos que ayuden a cumplir con las necesidades de los clientes, así como las de los colaboradores. No por nada el sistema de gestión ERP Microsoft Dynamics 365 es uno de los sistemas preferidos, ya que le brinda a tu negocio justo lo que requiere. Te explicamos en qué consiste y cómo funciona.

El acrónimo “ERP” se refiere a ‘Enterprise Resource Management’, que en español se traduce como “planificación de recursos empresariales”. En sí, se trata de un sistema que reúne y organiza los datos de un negocio para que todo el equipo de trabajo pueda aprovecharlos al máximo. Este software trabaja a través de aplicaciones que automatizan los procesos de producción, las ventas, parte del servicio al cliente, la contaduría y más. Claro que la definición de ERP puede variar dependiendo del área o industria, sin embargo ha sido diseñado para servir en todos los departamentos de cada compañía. 

¿A qué nos referimos con “planificación de recursos empresariales”? Las empresas siempre han trabajado por áreas, dividiendo las tareas para que cada una tuviera un responsable especializado en ella. Al constituir una empresa es normal que se comience con la administración y ventas. Pero conforme una empresa crece, sus procesos se transforman en otros más complejos y el número de divisiones incrementa con áreas como mercadotecnia, finanzas, TI, recursos humanos, etc. 

Muchas empresas, aunque intentan mantener sus departamentos bien organizados, trabajan todo por separado y con una comunicación deficiente. Esto como resultado del tipo de gestión de procesos que se solían llevar a cabo en el pasado. El sistema de gestión ERP Microsoft Dynamics 365 corrige todo eso gracias a su capacidad para canalizar todos los procesos de la empresa, promoviendo la colaboración y un sistema empresarial más fluido.

El origen e importancia del ERP

Como ya mencionamos, las empresas siempre han tenido problemas para equilibrar sus métodos de trabajo con los materiales y recursos con los que cuentan. Por mucho tiempo esto significó la contratación de personal extra para gestionar cada área y por lo tanto una inversión mayor en recursos humanos.  

Este problema fue lo que trazó el inicio de la creación de este software, pero comenzando con modelos de cantidad económica de pedidos, que eran sistemas de programación realizados de forma manual y directamente en papel.

Este se sustituyó después por herramientas de planeación de recursos o MRP, desarrollados en los años 60, que eventualmente se convirtieron en herramientas de planificación de recursos para la producción en fábricas. 

Sin embargo, las prácticas y herramientas modernas de los sistemas ERP que conocemos hoy en día fueron desarrolladas en los años 90, junto con el estallido de la integración de los software computacionales dentro de las operaciones empresariales.

¿De dónde salió el término ERP? Gartner Group lo acuñó, aunque originalmente iba dirigido solo a las nuevas herramientas digitales que les permitían a los fabricantes manejar la cadena de suministro, controlar el inventario, automatizar la contabilidad, entre otros procesos de forma efectiva.

Actualmente estos sistemas, como Dynamics 365 Business Central, son implementados en empresas de todo tipo y no solo en fábricas. Incluso se ha desarrollado tanto hasta llegar al ERP con base en la nube y es reconocida como una de las mejores herramientas de gestión de procesos. 

¿Cómo funciona el sistema de gestión ERP Microsoft Dynamics 365?

En general un ERP usa una base de datos centralizada para todos los procesos implicados en la empresa, reduciendo así la labor manual y simplificando los flujos de trabajo. Este software tiene una interfaz en la que los usuarios pueden ver los datos de toda la organización recolectados en tiempo real, lo que les permite medir la productividad y rentabilidad.

Un ejemplo de esto sería el siguiente: tu empresa recibe una orden de compra que pasa automáticamente a revisión para registrar el tipo de producto, cantidad y dirección a la que debe ser enviada. El software ERP intentará manejar el proceso para que la orden se complete en la menor cantidad de tiempo posible, así que si tu empresa cuenta con distintos centros de distribución el sistema elegirá el que esté más cerca y disponible. Es por ello que muchas veces la dirección de los paquetes enviados no siempre tienen la misma dirección de origen.

EL Sistema de gestión ERP Microsoft Dynamics 365 puede brindarte las soluciones necesarias que te permiten ver tu inventario, los tiempos de entrada y salida de mercancías y el mejor costo dependiendo del centro de distribución.

Otra de las cuestiones más relevantes es que al no tener un sistema ERP la información de cada departamento suele ser difícil de acceder. El Sistema de gestión ERP Microsoft Dynamics 365 almacena los datos de todas las áreas en la nube para que pueda ser compartida y visualizada por toda la organización. El poder de contar con información necesaria ayuda al cumplimiento de metas y reduce la cantidad de tiempo que tus colaboradores invierten en la búsqueda de archivos y en tareas que pueden realizarse de forma automática. Una de las grandes razones por las que las empresas comienzan a emplear un ERP es precisamente porque unifica a toda la empresa en una sola fuente.

Miedos y preocupaciones

Es normal que las empresas se muestren dudosas a la hora de integrar nuevas herramientas, porque no solo significa que habrá una inversión de por medio, sino que también se requerirá de varios cambios y capacitaciones. Dentro de las principales preocupaciones de los equipos de trabajo están las siguientes:

No saber si es la solución adecuada

Es obvio que no existe una solución global para todas las empresas. Esto es lo mejor del Sistema de gestión ERP Microsoft Dynamics 365, pues es muy adaptable, ya que te permite escoger los módulos que se requieren en ese momento e integrar o descartar otros, conforme tu empresa crezca y se modifique.

Ya se cuenta con otras herramientas de gestión de procesos

Si ya se ha invertido en otras plataformas y te preocupa volver a invertir en otra solución, ten en mente lo siguiente: según un estudio realizado por Panorama Consulting Solutions las empresas que implementaron un ERP tuvieron un retorno de inversión efectivo reduciendo en un 40% los costos en el área de informática, 38% en inventario y 35% en procesos generales gracias a la disminución de tiempo utilizado en el flujo de trabajo.

El Sistema de gestión ERP Microsoft Dynamics 365 no solo le brindará todos los beneficios ya mencionados a tu empresa, sino que también podrá complementar las herramientas que ya se encuentran implementadas previamente en la organización. Incluso podría ser que sustituya alguna o varias de ellas, permitiendo el ahorro en pagos de suscripciones o actualizaciones. 

Pensar que su implementación es muy complicada

El Sistema de gestión ERP Microsoft Dynamics 365 es muy sencillo de implementar por su alta flexibilidad. Además de que en ERP365 siempre contarás con especialistas listos para asesorar a tu equipo de trabajo y que el proceso de adaptación sea mucho más comprensible y rápido.

Entre otros beneficios que puedes aprovechar es la mejora de reportes y planeación, integración flexible de módulos y funciones de acuerdo a lo que necesita la empresa, mayor eficiencia, servicio al cliente satisfactorio, seguridad de datos, estandarización de procesos de la empresa, facilidad para el cumplimiento de regulaciones, optimización de la gestión de la cadena de suministro y mayor escalabilidad.

¿Te gustaría aprovechar las ventajas y beneficios que este sistema te puede brindar? Dale a tu organización las herramientas necesarias para cumplir con los objetivos trazados. No pierdas el tiempo pensando en los próximos pasos y apóyate de los datos de tu negocio para tomar decisiones que mejoren el flujo de trabajo y satisfagan a tus clientes.

Elige la mejor herramienta de gestión e incrementa la productividad de tus colaboradores. Microsoft Dynamics 365 ERP es un software que garantiza la continuidad de tu negocio con una solución en la nube que conecta a los equipos de ventas, servicio técnico, finanzas y operaciones para ayudarles a adaptarse más rápido y conseguir mejores resultados.

Nuestro equipo de especialistas te guiará para resolver tus dudas y te asesorarán a ti y a tu equipo para que el proceso de capacitación y adaptación al implementar un ERP se realicen de forma exitosa.