¿Qué son las cuentas por cobrar?

ERP365 octubre 5, 2021 0 Comentarios

Las cuentas por cobrar son consideradas un activo que va a generar un beneficio económico a futuro. Aunque la manera más común de obtener una cuenta de este tipo es por medio de una venta o servicio, no siempre es la única posibilidad. Existen diversos tipos de cuentas por cobrar que podremos ver más adelante.

Este derecho no representa un efectivo de inmediato para la empresa, pero si en un cierto lapso de tiempo que se determina al momento de la venta. La venta a crédito puede ir acompañada de algún documento o garantía que asegure el pago del cliente.

A continuación, vamos a profundizar para conocer cuáles son los tipos de cuenta más comunes o cuantas cuentas por cobrar que pueden existir.

Las cuentas por cobrar en las empresas

Las cuentas por cobrar normalmente representan una cantidad considerable de dinero en una empresa. Aunque no sea dinero en efectivo, si representan derecho a cobrarlo en un futuro a ese cliente que se le vendió a crédito. Este voto de confianza a los clientes se va a ver retribuido en beneficios para nuestra empresa.

Esta operación va a permitir un aumento del consumo, ya que el cliente obtiene un producto o servicio sin tener dinero en el momento. Igualmente le ayuda a la empresa al tener mayor volumen de ventas, estimulando la producción y resultando en mayores ingresos a la misma.

En base a esto, podemos decir que más que un elemento de control financiero, las cuentas por cobrar constituyen un componente comercial o de mercadeo. 

Tipos de cuentas por cobrar

Las cuentas por cobrar según el tiempo estipulado para su pago, pueden ser clasificadas en:

• Corto plazo. Se puede decir que son producto del acuerdo entre las partes involucradas y no deben de exceder de los 12 meses de tiempo otorgado para el pago.
• Largo plazo.  Por otra parte, cuando el límite de pago se estipula en más de un año son llamadas de largo plazo.

También podemos clasificarlas según el origen que haya tenido dicha cuenta. Estos pueden ser:

• Comerciales. Como ya hemos indicado esta es la más frecuente. Se da debido a la actividad comercial de la empresa, principalmente por ventas a crédito.
• Internas. Se dan debido a un procedimiento interno de la empresa, dónde normalmente se ve involucrado un trabajador de la misma. Los ejemplos más comunes son los préstamos y los adelantos de salario al personal.
• Otras. Cuando el origen de la cuenta por cobrar es resultado de la alianza con otra empresa, serán clasificadas como otras. Igualmente pueden ser debido a actividades no frecuentes de la empresa. 

Ventas a Crédito y la relación con cuentas por cobrar

Si hay una estrategia que permite conservar los clientes que ya se tienen y atraer nuevos compradores, es justamente ofrecer créditos en las ventas. Este proceso debe ir acompañado de políticas claras en estos créditos comerciales, estrategias efectivas de cobro para lograr el control financiero y reducir el riesgo de crisis.

Esta venta a crédito puede considerarse como un préstamo al cliente, quien se labrará una reputación según su responsabilidad en el pago. El pago puntual en el lapso establecido le permitirá no sólo tener una nueva oportunidad de crédito, sino gozar de una sólida liquidez.

Al momento de comenzar a ofrecer crédito en las ventas, debemos considerar primeramente nuestro volumen de ellas. No se puede ofrecer crédito en el 100% de nuestras ventas, ya que ese exceso puede resultar perjudicial.

Todas las condiciones de pago deben ir reflejadas en la factura. Allí debe ir claramente estipulado la fecha de pago, el monto, las cuotas o si se trata de un sólo pago al término del plazo. Toda esta información debe estar claramente definida junto con el cliente de manera previa a la compra.

Características de las cuentas por cobrar

Antes de ofrecer a los clientes la posibilidad de tener crédito en la empresa, deben considerarse algunas condiciones para el funcionamiento óptimo del proceso:

• Historial crediticio del cliente. No se debe ofrecer el crédito a cualquier cliente, y menos sin saber su historial crediticio. La idea es que tengan la oportunidad los más solventes y responsables.
• Condiciones de pago. Antes de efectuar la negociación es preciso aclarar todas las condiciones de pago con el cliente. El plazo, el método de pago, las cuotas, los intereses o la garantía, son elementos que deben quedar bien definidos. De esta manera, se evita cualquier malentendido con el cliente.
• Plazo de cobro. Más allá del tiempo estipulado, se deben dejar muy claro y con anticipación, las condiciones en caso de que el cliente no pueda pagar.  Igualmente, debe establecerse previamente si es posible otorgar un nuevo plazo, en caso de no cumplir el oportuno pago o si la deuda genera algún interés.

Importancia de las cuentas por cobrar

Las cuentas por cobrar son una alternativa a la población de bajos ingresos que quieren ampliar sus negocios o que desean comenzar el trabajo. Al no tener un capital disponible en el momento, acuden a las empresas que pueden ayudar ofreciendo crédito a cierto plazo.

Las cuentas por cobrar representan una parte importante del capital de la empresa. Son derechos obligatorios que le generan un beneficio a la organización. Si estos elementos son mal manejados por descuidos del personal encargado o por irresponsabilidad del cliente, esa actitud va a influir negativamente en la empresa.

El beneficio del cobro del dinero en el tiempo establecido debe ejecutarse para que la empresa siga su ciclo económico sin novedad. Si esto no se diera con fluidez, no sólo la empresa perdería parte de sus activos, sino que además habría restricciones para continuar ofreciendo créditos.

Para un mejor manejo en las cuentas de una empresa, lo más recomendable es utilizar un software contable, que ayude en este proceso. En ERP 365 contamos con la herramienta adecuada según las necesidades de su empresa. 

El departamento de cobranzas en las cuentas por cobrar

La mejor opción para una empresa debería ser que el cliente pague la deuda contraída sin necesidad de cobro. Sin embargo, en ocasiones esto no resulta sencillo. Es por ello que la empresa debe establecer una fuerte y clara política de cobro, para estar atentos que no se excedan los plazos.

Utilizando la tecnología, las empresas tendrán múltiples opciones para comunicarse con el cliente en caso que la comunicación tradicional falle. De esta manera no habrá excusas por la cual el cliente no pague en el tiempo estimado, manteniendo así el control financiero de la empresa.

Cuentas por cobrar una opción para el progreso de la empresa

Cuando una empresa evalúa la posibilidad de dar crédito, se debe tener muy en claro que es dejar el resultado a la suerte. No todos los clientes resultan preocupados por cancelar la cuenta por cobrar o interesados en pagar antes para obtener un descuento por pronto pago.

De allí la importancia y responsabilidad que debe tener al manejar este tipo de cuentas. Lo más recomendable es contar con un equipo de profesionales con experiencia en el área de cobranzas. El éxito de la cobranza de las cuentas por pagar, se verá reflejado en los estados de cuenta de esa misma empresa.