¿Qué es la optimización de procesos?

¿Sabías que la optimización de procesos puede mejorar la eficiencia y aumentar la competitividad y rentabilidad de tu empresa? Es sin duda, una necesidad para que tu producto o servicio sobreviva.

Actualmente, independientemente del sector en el que se encuentre tu empresa o el tamaño que tenga, se enfrenta a retos muy parecidos. Y todos buscan lo mismo: “Incrementar las ventas, consolidar o construir un exitoso equipo y mejorar la rentabilidad del negocio”. Pero ¿Sabes realmente cómo llegar allá? Sigue leyendo y te lo mostraremos.

 

¿En qué consiste la optimización de procesos?

La optimización de procesos es la que adapta todas las gestiones de la organización para optimizar sus parámetros, pero sin llegar a infringir los límites. Su visión es minimizar los costos y maximizar la eficiencia y el rendimiento. 

 

Beneficios

Entre sus beneficios se encuentran:

 

Reducir los costos y los errores al mínimo

A través de las optimizaciones puedes identificar los desperdicios, conseguir las fallas que afectan a la productividad o el mal uso de los recursos. También tendrás la posibilidad de solucionarlos y reducir los costos.

 

Mitigar los riesgos

Cuando mapeas las actividades, estás tomando acciones anticipadas que pueden hacer más fácil estandarizar los procedimientos. Podrás reducir o eliminar los errores, las dudas de los procedimientos o repetir el mismo trabajo. Además, minimizarás notablemente los riesgos.

 

Proporcionar datos más accesibles

Los procedimientos optimizados hacen que los datos que maneja la compañía sean más accesibles para el personal que toma las decisiones. Consiguiendo así una gran ventaja competitiva y la posibilidad de seguir transformándote a través de los diferentes tipos de innovaciones.

 

Aumentar la capacidad para resolver los problemas

Con la visión completa se puede identificar la causa de cualquier problema existente. De esta forma, corriges el error desde el origen y evitas una inversión en recursos innecesarios.

 

Aumentar la motivación de los colaboradores

Motiva a tu equipo de trabajo a alcanzar de forma adecuada los objetivos propuestos y las ventas que se requieren para la sustentabilidad. Incluso, al mejorar el proceso creas una buena comunicación y relación entre los departamentos y el uso de recursos.

 

Obtener mayor eficiencia

Las mejoras en el proceso, proporcionan un fácil acceso. Principalmente, porque se cuenta con una información actualizada y segura. Además, permite entregar los productos con agilidad. Debido a que, se corrigen las fallas y se estandarizan los procedimientos.

 

Optimización de procesos de negocios

La optimización de procesos de negocio es una labor que te dirige a aumentar la eficiencia de una empresa. A través de esa perfección se aprovechan de la mejor manera posible los recursos que posee. 

Este es un pilar de gran relevancia, ya que a través de ella pueden:

• Crear estrategias que mejorarán los flujos de trabajo.
• Eliminar redundancias.
• Optimizar la comunicación.
• Prever cambios.

También te permitirá automatizar gestiones.

 

¿Por qué debo considerar optimizar mis gestiones?

 

Es necesario que tomes en cuenta este tipo de herramienta, ya que puede ayudarte en las siguientes áreas:

• Recursos Humanos. Determinarás la eficiencia de dicho departamento. Existen gestiones que se realizan manualmente, como por ejemplo: la contratación de un nuevo empleado
• Marketing. Al optimizar el flujo de producción, mejora la gestión del contenido en los blogs, sitios webs y redes sociales. Contribuyendo así a la gestión de los clientes y de los leads.
• Finanzas. Se mantienen al día las fechas de vencimiento, proporcionando un control mayor de las cuentas y el acompañamiento de las tareas. También puede contribuir a la toma de decisiones que se basan en los datos y brinda una mayor y mejor visibilidad de la operación.
• Ventas. En el departamento de ventas ayudará a tus vendedores a comprender mejor el status de los clientes. Facilita el camino hacia la conversión, la identificación de los problemas con relación a las ventas y contribuye con la organización del equipo. 

En resumen, hay una constante competencia en el mercado. Y este tipo de sistema te ayudará a mantenerte entre los primeros lugares de venta, ya que aporta:

• Operaciones simplificadas.
• Reduce los riesgos en perdidas.
• Cumple las metas propuestas.
• Utiliza bien los recursos.
• Hay consistencia.
• Asegura una buena calidad.

Y por último, hay visibilidad de extremo a extremo. 

 

Te damos otras razones 

 

Si las razones que te hemos dado no te bastan, queremos darte algunos ejemplos:

• Órdenes de compra colapsadas. Tienes una gran cantidad de órdenes de compra, al mismo tiempo que están colapsando en el departamento de compras. El departamento se da cuenta de que este problema se debe a las aprobaciones por correo electrónico. 

La manera en que se puede utilizar para agilizar las solicitudes es implementando un sistema de gestión de flujo de trabajo. Así, los colaboradores pueden elegir el artículo y enviarlo para que aprueben automáticamente.

• Reembolso de gastos erróneo. Un error que puede darse es que, el departamento de finanzas cometa un fallo al reembolsar cualquier gasto. Son errores frecuentes que pueden ocurrir, ya que toda la gestión se lleva en papel y se leen mal los números y hacen reembolsos incorrectos. 

La forma de solucionarlo es emigrar a un sistema digital donde los empleados colocan la cantidad a reembolsar en campos predeterminados. De esta forma, se evitan errores de procesamiento.

 

¿Cómo puedes optimizar estás gestiones?

• Refuerza tus empleados. Hay personas que consideran que no hace falta potenciar el talento de los colaboradores que hacen vida en su organización. Y tú, ¿Qué piensas? ¿Será necesario? Déjanos decirte que sí, cuando le das importancia al recurso humano, todo marcha mejor. Pero, ¿Cómo puedes reforzarlos o potenciarlos? 

Deja a su alcance capacitaciones continuas. Un colaborador capacitado, y que actualiza sus conocimientos desarrolla efectivamente su trabajo.

• Identifica y define metas. Elige una administración que presente problemas y que necesite urgentemente un cambio. Define el propósito que persigues y las metas.
• Analiza y toma decisiones. Debes sentarte a pensar si el procedimiento que vas a aplicar cumple con los propósitos que estás buscando. ¿Hay excesos que necesitas reducir?
• Implementa. Después de que hayas eliminado los elementos que no necesites, automatiza los que quedan.

Por último, realiza un seguimiento continuo. Revisa el rendimiento de la administración que has automatizado. Proporciona un feedback de la situación y reajústalo hasta que puedas obtener los resultados que buscas.

 

Lo más importante 

Toma en cuenta que antes de iniciar esta estrategia, tienes que conocer a fondo tu empresa. 

Si tu negocio aún no está a la vanguardia con las tendencias tecnológicas, necesitarás llevarlo a otro nivel. Y en ese proceso no debes dejar por fuera ningún detalle que pueda ser importante. Detalla bien su estructura, las responsabilidades de cada departamento, cómo están organizados y todo lo demás que consideres necesario.

La optimización de procesos, hoy en día, es una de las herramientas en automatización que más interés despierta en casi todos los sectores empresariales. 

De igual forma, si quieres conocer a detalle cómo lograr una mejor administración en tu empresa, ingresa a este enlace.