¿Qué es la gestión de proyectos y cuáles son sus beneficios?

ERP365 noviembre 24, 2021 0 Comentarios

La gestión de proyectos es la piedra angular de toda empresa y organización, ya que es el medio para alcanzar un fin determinado que beneficie a la organización. Por tanto, la correcta administración de los proyectos es clave para que los mismos puedan alcanzar su objetivo predefinido.

Una gran ventaja de este proceso es que puede aplicarse a casi cualquier departamento dentro de la empresa. Además, puede adaptarse al proyecto sin importar su complejidad y extensión.

Sin duda, es un proceso crucial para alcanzar los objetivos de la organización. Si quieres saber más, sigue leyendo, trataremos puntos muy importantes en breve.

¿Qué es la gestión de proyectos y en qué consiste?

La gestión de proyectos, administración de proyectos o Project Management comprende al estudio, análisis, seguimiento y respaldo de los proyectos dentro de una organización o empresa, como indica su nombre.

La misma se realiza con el fin de maximizar los resultados del proyecto, además de aumentar su eficiencia y, por supuesto, lograr que alcance sus objetivos. También se encarga de tareas administrativas, tales como el manejo de inventario y la concentración de esfuerzos.

Otras funciones que tiene la gestión de proyectos son las siguientes:

• Ofrece una vista completa de los objetivos del proyecto y sus ventajas.
• Determina los medios empleados para llevar a cabo la ejecución y los departamentos empresariales que involucra.
• Analiza los riesgos potenciales y dificultades que se puedan presentar también durante la ejecución.
• Evalúa gastos indispensables y previene los innecesarios.
• Optimiza el presupuesto empresarial dirigido al proyecto.

Las 5 fases en la gestión de proyectos

Como todo proceso empresarial, la administración de proyectos se divide en fases (o etapas), 5 en este caso. Las mismas comprenden las fases de un proyecto en sí: desde su concepción y planificación hasta su ejecución, seguimiento y posterior cierre.

A continuación las 5 etapas de la gestión de proyectos:

1.   Concepción y selección

En esta etapa del proceso se conciben los proyectos y se realizan análisis de factibilidad. Es decir, se evalúa cuán benéfica resulta su realización para la empresa y los gastos y riesgos que implican su ejecución.

Además, se determina qué departamentos dentro de la empresa serán incluidos para la ejecución y los medios que usarán para llevar a cabo el proyecto.

Una vez finalizada la concepción y teorización de los proyectos se empiezan a seleccionar los mejores según su relación dificultad beneficio. Por ejemplo, un proyecto de alto beneficio podría ser rechazado si su dificultad o los recursos necesarios son muy altos.

Cuando son seleccionados los proyectos más útiles, se pasa a la siguiente etapa en la gestión de proyectos.

2.   Planificación

Esta fase es la previa a la ejecución y, como su nombre indica, se centra en la planificación y estructuración del proyecto. Desde los costos necesarios y el personal implicado hasta las estrategias de ejecución y métricas de seguimiento.

Por tanto, esta etapa debe realizarse con mucho cuidado, ya que puede afectar negativamente a todas las posteriores y provocar el fracaso del proyecto. Debido a su importancia, es necesario que la planificación se lleve a cabo tomando en cuenta lo siguiente:

• Gastos implicados a lo largo de todo el proyecto.
• Departamentos y personal empleado.
• Medios de trabajo.
• Objetivos y beneficios del proyecto.
• Riesgos potenciales.
• Recursos necesarios.
• Duración del proyecto.
• Métricas de rendimiento.

Una vez realizada la planificación, se puede proceder a ejecutar el proyecto.

3.   Ejecución

Es en esta fase donde la administración de proyectos toma parte en la asignación de tareas, entrega de recursos y control de los grupos laborales. Además, es una etapa crucial, ya que implica la transición de la teoría a la práctica, donde se tienen que ejecutar todas las estrategias preestablecidas.

4.   Seguimiento y control

Es la etapa posterior a la ejecución, aunque se realiza mientras el proyecto se lleva a cabo. En la misma se realizan análisis e informes para llevar un control de las acciones y tareas realizadas.

Todo esto tiene la finalidad de asegurar el correcto cumplimiento de los planes y estrategias definidas durante la etapa de planificación. Esto también se consigue con el uso de métricas y el monitoreo constante. Además de, por supuesto, un adecuado control de calidad.

5.   Cierre

Esta es la etapa final de la gestión de proyectos, donde se realizan las tareas finales dentro de cada departamento y se concluyen oficialmente los proyectos ejecutados.

Claramente, no todas las tareas ejecutadas salen como se tenía previsto durante su planificación, pues existen muchas variables y riesgos imprevistos. Sin embargo, en esta fase es importante realizar un análisis final sobre los resultados obtenidos para contrastarlos con los esperados en un principio.

En cualquier caso, los fallos e imprevistos se archivan para ser tomados en cuenta en futuros proyectos y poder minimizar los riesgos. De esta forma, la organización aprende de sus errores y gana experiencia gracias a la administración de proyectos.

Metodologías para la administración de proyectos

Existen múltiples metodologías que permiten la correcta gestión de proyectos empresariales y organizacionales. Algunas son más útiles que otras, pero sus respectivas utilidades siempre dependen del contexto empresarial, el proyecto en sí y los objetivos a alcanzar.

A continuación 2 de las metodologías más comunes en la administración de proyectos:

1.   Secuencial tradicional

La metodología secuencial tradicional consiste en la realización de todos los procesos que conllevan una etapa antes de pasar a la siguiente. Por tanto, las fases no se llevan a cabo simultáneamente, sino que se concentran todos los esfuerzos en una fase del proceso a la vez.

Una clara ventaja de esta metodología es su sencillez y efectividad, pues permite concentrar todos los esfuerzos en pocas tareas. Además, esto vuelve más fáciles las tareas de análisis y seguimiento de las actividades.

Sin embargo, una desventaja es el tiempo que toma, ya que los procesos se realizan uno a uno y no en simultáneo. También se vuelve problemático cuando aparecen inconvenientes o se realizan cambios, pues hay que volver a empezar desde el principio.

2.   Gestión de cambio

A diferencia de la secuencial tradicional, la metodología de gestión de cambio en la administración de proyectos está pensada para enfrentar los riesgos. Se basa en la determinación y el afrontamiento de riesgos e imprevistos que surjan a lo largo del proyecto.

De hecho, aprovecha las oportunidades y cambios, siempre con la finalidad de concluir el proyecto de la mejor forma posible.

Una desventaja de esta metodología es la poca expectativa que produce y lo variables que pueden ser los resultados del proyecto.

Lleva la administración de proyectos a tu organización

Como habrás notado a lo largo de este artículo, la gestión de proyectos puede ser muy benéfica para las organizaciones si se implementa adecuadamente. Además, tiene un gran potencial y alcance dentro de cualquier proyecto empresarial u organizacional.

Al igual que la administración de proyectos, las innovaciones tecnológicas tienen un papel protagónico en las empresas actuales. Si quieres saber más al respecto, en otro artículo de nuestro blog puedes conocer los tipos de innovación tecnológica que están aplicando las empresas modernas.