¿Qué es la conciliación bancaria y cuáles son sus beneficios?

ERP365 octubre 7, 2021 0 Comentarios

Aplicar una conciliación bancaria es un hecho muy frecuente. ¿Te ha pasado que, al cotejar el registro de las cuentas de tu negocio con el registro del banco, no encajan? Para atender y reparar esta situación se debe aplicar este tipo de conciliación.

Aunque la conciliación no es algo obligatorio, en un proceso de control es una herramienta muy útil para que tu negocio marche sobre ruedas. El objetivo no es meramente cuadrar los números; más bien se trata de descubrir dónde está el fallo y corregirlo.

Si quieres conocer todos los beneficios que esta estrategia aporta a tu empresa, no dejes de leer.

¿En qué consiste una conciliación bancaria?

La conciliación bancaria no es más que el cotejo de la contabilidad de una compañía contra los registros de cuenta que indica el banco. El banco, por su parte, mensualmente, envía un registro a los clientes para confrontar el registro del libro auxiliar que maneja la compañía.

De esta manera, en un proceso de control, la empresa verifica si ambos registros coinciden. De no hacerlo, se busca y soluciona lo que ocasiona la diferencia.

Importancia de la conciliación

La conciliación bancaria es de crucial importancia para un proceso de control. Es uno de los componentes que intervienen en la salud contable de toda organización. Si bien, como ya se ha dicho, no es obligatoria, tampoco es un capricho de contaduría. A continuación, varios motivos que evidencian su importancia:

• Transparencia. Permite comparar los registros contables con la actualidad financiera de la compañía, lo que contribuye a la transparencia de la contabilidad, acorde a la realidad.
• Control y optimización del rendimiento. La conciliación bancaria proporciona el acceso a una supervisión más clara de los estados de ingresos y egresos de la compañía. También orienta en qué sentido hay que apuntar los objetivos empresariales.
• Prevé pérdidas. Este punto es consecuencia directa del anterior. Aquí se puede visualizar claramente si la empresa está arrojando pérdidas, desviándose del camino predeterminado; o si, por el contrario, conserva el rumbo correcto.
• Detecta errores. Al monitorear los montos de la empresa y los del banco, se puede, por ejemplo, rastrear si por error cargaron algún pago a tu cuenta.
• Comprobación de transacciones. Muy útil cuando se extravía un recibo o factura de algún pago. Al revisar los extractos bancarios, seguramente se encontrará el reflejo de dicho pago; y, con esto, la certeza de incluirlo en la contabilidad. 

¿Quién es el responsable de la conciliación?

Se aconseja que el responsable de esta tarea sea la misma persona que se encarga de todas las gestiones relacionadas con la contabilidad. Por tanto, su administración se centraliza y se hace más sencillo localizar las fallas. Desde luego, esta persona estará asistida por un equipo capacitado especialmente para esta función.

Tipos de conciliación bancaria

Los tipos de conciliación bancaria más aplicados son:

• Aritmética o individual. Se refiere a la aplicación de correctores contables a los montos consignados en el registro de la empresa hasta que coincida con los números del banco. Esto se logra centrando la operación en el desajuste existente entre los registros. El libro contable cobrará validez cuando se verifiquen en su totalidad las operaciones reflejadas en el documento bancario.
• Contable o conjunta. Se centra en quién debe aplicar la corrección. Se sondean los registros y, con los números que no coinciden, se elabora un documento conocido como póliza de corrección. Al verificar el responsable del error, ya sea el banco o la empresa, se le avisará para que haga los ajustes correspondientes.

Pasos a seguir para ejecutar la conciliación bancaria

Este proceso de control sigue una serie de pasos:

1. Reunir la información. Hay que recopilar facturas, cuentas, registros, montos bancarios. Todo lo necesario y concerniente al período por conciliar.
2. Comparación de registros. Si se hace de manera manual, hay que tener a un lado el libro contable de la empresa y, en el otro, el registro del banco. Luego, regla y lápiz en mano, comparar línea por línea, renglón a renglón.
3. Ajustes pertinentes. Al ubicar el origen del descuadre entre los saldos contables de la empresa y los bancarios, se tienen que ejecutar las correcciones pertinentes al caso. 
4. Archivar información. Este es un paso que a veces no se tiene muy en cuenta. Conviene, al finalizar una conciliación bancaria, levantar un informe donde consten los pormenores del proceso y lo encontrado en él. Posteriormente, archivarlo bajo el nombre, fecha y período conciliado.

Automatizar el proceso

En ocasiones, el esfuerzo para una conciliación bancaria, dada la gran cantidad de datos a procesar, es abrumador y demanda mucho tiempo. Las nuevas tecnologías, como ya es costumbre, ofrecen una alternativa más cómoda. En el mercado abundan los programas para optimizar y agilizar el proceso de control.

Automatizar la conciliación ahorra tiempo y estrés al departamento financiero de una empresa. Otra ventaja que salta a la vista es que se pueden aplicar conciliaciones con menos tiempo entre ellas. Esto brinda información valiosa al equipo y, a su vez, activa una respuesta inmediata a la hora de presentarse un desfase.

Además, la automatización del proceso reduce el índice de errores humanos, ahorra papeleo y espacio de almacenamiento. Pone al alcance de un clic la información concerniente para que el equipo de trabajo contable optimice sus funciones.

Beneficios de la conciliación bancaria

La conciliación bancaria puede parecer algo tedioso, pero la verdad es que sus beneficios valen la pena:

• Mayor control de los recursos. La comparación frecuente de los registros contables contra los extractos bancarios contribuye a un mejor seguimiento del capital de la compañía.
• Contabilidad actualizada. Esta actividad de constante cotejo de los registros de la organización y los montos del banco ayuda a que las cuentas de la compañía se mantengan al día.
• Auditorías. Una contabilidad transparente, actualizada, y en constante detección y rectificación de fallas, brinda seguridad en caso de una eventual inspección. La tarea se hace más sencilla de llevar a cabo, ya que, al reflejar la realidad, agiliza las operaciones de control y monitoreo.
• Información al día. Ejecutivos y directivos de la empresa, basados en la información precisa de la contaduría, pueden tomar decisiones certeras que influyan en un mejor rendimiento productivo.    

¿Cuál es el momento indicado para aplicar la conciliación bancaria?

Lo que se aconseja es realizar la conciliación mensualmente. No obstante, no hay una norma que establezca un período de tiempo determinado. Lo importante de este proceso de control es no dejar pasar mucho tiempo entre una y otra conciliación.

Asimismo, considera que mientras más tiempo pase, se acumulará el trabajo. Habrá más información que procesar y la labor puede que se vuelva más compleja y difícil de encarar. Por otra parte, la periodicidad de las conciliaciones dependerá de la filosofía de trabajo de cada organización y la disposición de tiempo con que se cuente.

Una buena costumbre 

A veces, los desfases en los registros se deben a descuidos o pequeños errores humanos. Otras veces, quizá obedezca a una razón más profunda. Pero sea cual sea la naturaleza del problema, o el tamaño de tu empresa, es buena costumbre la revisión constante.

Siempre es bueno tener un registro de información mensual al cual recurrir en caso de necesitarlo. Por muy ardua que parezca la labor en un proceso de control, los beneficios de una conciliación bancaria son innegables.