¿Qué es el Manejo de inventarios en las empresas?

ERP365 septiembre 24, 2021 0 Comentarios

Una empresa, independientemente de su naturaleza y propósito, necesita recursos para cumplir con sus metas de producción. Esto hace que el manejo de inventarios sea clave para alcanzar sus objetivos, satisfacer a sus clientes y sobrevivir en su segmento de mercado. 

Controlar es, esencialmente, hacer seguimiento a la ejecución de la planificación a fin de garantizar que esta se cumpla cabalmente; de no ser así, aplicar los correctivos a tiempo tomando las decisiones necesarias para devolver la acción a su cauce original. 

De lo anterior se deduce que la gestión de inventarios es fundamental para proteger los activos del negocio, permitiendo verificar la exactitud y fiabilidad de sus datos contables. Asimismo, promueve la eficiencia y la productividad en las operaciones.

¿Qué son los inventarios?

Los inventarios son, básicamente, una relación ordenada de cierta cantidad de bienes y/o recursos de una empresa a una fecha determinada. Para efectos contables se considera como un activo circulante, ya que no llega para quedarse, sino para ser utilizado en el proceso productivo o vendido.

Son bienes en «tránsito», consumibles para la prestación del servicio o elaboración de productos, por un lado; para la venta o distribución, por otro. Su destino va a depender de la naturaleza de la empresa, y pueden ser insumos primarios sin procesar, bienes semielaborados o productos ya terminados. 

Representan, en este sentido, una importante erogación para la empresa, cuya recuperación dependerá, en gran medida, de la manipulación que sufran una vez recibidos y almacenados. Entre los inventarios se pueden mencionar:

• Inventario de mercancías. Bienes destinados a la reventa en comercializadoras.
• Materiales indirectos. Necesarios para el producto final, pero no forman parte de este.
• Materia prima. Insumos para elaborar el producto
• Productos en proceso. Materiales semiterminados, en vías de transformación.
• Productos terminados. Destinados a la venta luego de pasar por el proceso de transformación.

¿En qué consiste el manejo de inventarios?

El control o manejo de inventarios consiste en la implementación de estrategias de seguimiento a todos los activos adquiridos por la empresa para garantizar su funcionamiento. 

Este monitoreo permite mantener un registro actualizado de los inventarios: llegada y salida de insumos, aquellos que tienen tiempo almacenados, materiales vencidos u obsoletos. Asimismo, garantiza que exista coincidencia entre los registros (físicos o digitales) y las existencias físicas.

Importancia de controlar las existencias  

La base de toda empresa comercial es la compraventa de bienes y servicios; de aquí la importancia de un eficiente manejo de activos por parte de esta. Este procedimiento permitirá a la empresa mantener el control oportuno y continuo sobre sus activos. Asimismo, le ofrece un conocimiento acertado de su situación financiera, al final del período económico.

Un correcto control de las existencias tiene una influencia definitivamente beneficiosa para la empresa, contribuyendo a la estabilidad de su situación económica. 

Por otro lado, la aplicación de medidas de monitoreo al stock deja en evidencia las debilidades presentes en el manejo de los recursos. El control detecta las anomalías presentes y propone las medidas para su solución.

Razones para implementar un sistema de control  

Al hablar de la importancia de la gestión de inventarios, es necesario agregar que son muchas las razones para diseñar un sistema eficiente para monitorear los inventarios. Entre estas destacan las siguientes:

• Permite una oportuna reposición de insumos. El sistema de control permite determinar cuáles productos se van a reponer, en qué cantidad, cuándo hacer el pedido y a cuál proveedor. Las compras van indisolublemente unidas al control de inventarios, ya que este procedimiento ofrece indicadores reales y concretos sobre el stock.
• Detecta los niveles óptimos de inventarios. Ayuda a mantener el equilibrio en el stock. Contar con grandes volúmenes de inventario ofrece ventajas tales como realizar despachos rápidos. Pero también tiene desventajas, como el costo implícito en el mantenimiento del almacén. Por eso es preciso determinar los niveles óptimos y mantenerlos.
• Evita problemas de obsolescencia. Tanto el exceso de inventarios como un inadecuado manejo puede ocasionar que parte de los activos adquiridos se queden rezagados y entren en obsolescencia. Por eso es importante garantizar la rotación de inventarios y un monitoreo permanente de los mismos.
• Garantiza la coincidencia entre los registros y la existencia física. Uno de los principios básicos de control consiste en garantizar la exactitud entre las existencias físicas y los registros correspondientes en el sistema informático o administrativo. Para facilitar los recuentos, cada referencia debe estar ubicada en un único lugar del almacén.

Elementos de un buen manejo de inventarios  

Entre los elementos más importantes de un buen manejo de inventarios se encuentran los siguientes:

1. Conteo físico periódico de las existencias. Una o dos veces al año.
2. Un sistema eficiente de recepción, resguardo y salida de insumos
3. Diseño de estrategias para proteger las existencias de robo, deterioro o descomposición. 
4. Actualización periódica de los registros.
5. Control de adquisiciones, evitando el exceso, que implica el gasto de conservar artículos que se deprecian, pero manteniendo un inventario suficiente para prevenir déficit.
6. Automatización de la información. Esto permite agilizar los procesos y ofrece confiabilidad en el manejo de datos.

Que todas estas actividades sean realizadas con eficiencia requiere de personal capacitado y de fijar responsabilidades, permitiendo solo al personal autorizado el acceso al inventario.

Automatización del sistema de gestión de inventarios  

La complejidad de las operaciones y el tamaño de las empresas tiene su reflejo en el volumen de recursos que deben administrar. Por esta razón, la tendencia actual es automatizar los sistemas de información y control para agilizar los procesos y elevar la confiabilidad de la información generada.

En muchos casos, el tratamiento manual no es posible, o no es suficiente, lo que conduce a errores que afectan la operatividad y rendimiento de la empresa. Por eso no basta con sistematizar; se necesita una plataforma tecnológica, un software y la asesoría de personal técnico especializado.

De esta manera disminuye la comisión de errores e inconsistencias en los procesos de control, se eleva su eficiencia; se aporta velocidad, seguridad y veracidad a la información generada.

Impacto del manejo de inventarios en la organización  

Un eficiente manejo de inventarios tiene un impacto decisivo en el funcionamiento de la empresa. Una de las dimensiones más importantes de la gestión empresarial es la satisfacción del cliente; la calidad del servicio es esencial para que un cliente conserve la relación con la empresa. 

Otro aspecto que mide ese impacto es la reducción de costos. Mantener niveles óptimos de insumos en inventario permite mayor libertad de negociación con los proveedores. Además, el costo de transporte disminuye, gracias a la recepción de cargas completas que requieren una menor manipulación. 

Finalmente, es muy importante su contribución al logro de los objetivos planificados; el control permite detectar a tiempo cualquier falla y/o desviación. Una empresa que gestiona sus recursos en forma idónea tiene la mayor parte del trabajo hecho. El manejo de inventarios va de la mano con funciones administrativas como la planificación y la organización. 

Te invitamos a continuar nuestra lectura, leyendo el siguiente articulo 5 tips para llevar un mejor control de inventarios