Principales características de un ERP para considerar

ERP365 octubre 18, 2022 0 Comentarios

El éxito de un negocio depende en gran medida de si cuenta con las herramientas adecuadas. Los ERP se han vuelto una herramienta de gran ayuda para las empresas, por eso es importante conocer características de un ERP y los beneficios que traen.

¿Qué es un ERP?

ERP es un software que estandariza, racionaliza e integra los procesos de negocio en los departamentos de finanzas, recursos humanos, compras, distribución y otros departamentos. Por lo general, los sistemas ERP funcionan en una plataforma que utiliza definiciones de datos comunes que funcionan en una sola base de datos.

Principales características de un ERP

Si estás evaluando entre diferentes soluciones de ERP para tu negocio, es el momento de examinar detenidamente las funciones básicas o características de un ERP claves a considerar.

No es trivial en absoluto que tu ERP tenga las características indispensables que te permitan lograr los resultados deseados. No te servirá invertir esfuerzos y dinero en algo que no resuelva todas tus necesidades empresariales.

Piensa en contratar un ERP como quien diseña una casa donde va a vivir muchos años. Necesitarás unos buenos cimientos, porque de lo contrario no podrás construir nada sólido sobre ella. Valora todo lo que puedas necesitar escalar, automatizar e integrar tu negocio en el futuro. Así te asegurarás de que las bases informáticas sobre las que se sustente toda tu empresa sean lo suficientemente fuertes.

1. Automatización del software ERP

Tanto si eres un autónomo o una pyme como si tienes una gran empresa, el ERP que elijas para ti debería ser capaz de automatizar todas las distintas áreas de tu negocio: finanzas, cadena de suministro, operaciones, facturación y todo lo demás.

Su función debe ser facilitarte el trabajo, reduciendo costes, optimizando procesos e integrando todo el trabajo que se realiza en el día a día profesional.

Evidentemente esto no significa que no vayas a necesitar al personal de tu empresa, pero la idea es aumentar la productividad evitando muchos procesos que ya se podrán delegar totalmente en la tecnología.

Gracias a un software ERP que automatice los procesos de tu empresa vas a poder lograr la escalabilidad. De lo contrario, tu empresa se encontraría con cuellos de botella en determinados puntos, y no se podría dimensionar.

2. Funcionalidad

La funcionalidad es la capacidad del software para proveer la resolución de requerimientos expresados como necesidades del usuario. Para evaluar esta característica, se la ha subdividido en cuatro sub-características:

• Precisión
• Adecuación
• Interoperabilidad
• Seguridad

La adaptación de la funcionalidad de un sistema ERP debe proveer solución, entre otros, a requerimientos conocidos como:

• Procesos financieros
• Administración de recursos humanos.
• Procesos de cadena de suministros.
• Procesos de manufactura.
• Procesos de servicios al cliente.

3. Centralización

Basado en una base de datos centralizada, el principio de un ERP es ofrecer aplicaciones informáticas capaces de cubrir una amplia gama de funciones de gestión. Este conjunto de aplicaciones informáticas o aplicaciones ERP son también llamadas módulos funcionales.

Gracias a que los datos se encuentran centralizados en un mismo lugar, la gestión integral de los procesos empresariales se hace posible y se asegura la optimización de los procesos al evitar la duplicación innecesaria de actividades.

4. Modularidad

Una de las características más interesantes del sistema ERP consiste en su capacidad de adaptación a las necesidades específicas de cada empresa.

Esto resulta especialmente llamativo para las pymes, las cuales suelen estar más limitadas en cuanto a los recursos financieros y tienden a optar por soluciones modulares que les ofrecen ventajas económicas.

Sin embargo, un paquete de software global puede proporcionar más ventajas que distintas soluciones separadas. De ahí la importancia de la modularidad del ERP, el cual debe ser flexible y cuya instalación debe ser más eficaz, a pesar de estar compuesto por una amplia gama de aplicaciones.

5.Funcionamiento en tiempo real

Algunos ERP’s tienen la capacidad de realizar operaciones de manera sincronizada, y esto marca una gran diferencia en cuanto a eficiencia, velocidad de respuesta, agilidad y robustez del software.

Contar con toda la información integrada y sincronizada será decisivo para poder realizar una gestión de proyectos, recursos y procesos empresariales de lo más eficiente, coordinada, rentable y completa.

De esta forma, la empresa puede identificar problemas de manera rápida, dando tiempo al equipo a reaccionar, y así resolverlos con agilidad y los daños mínimos para el negocio.

6. Introduce el tiempo real en las operaciones

Un ERP es una tecnología que nos permite introducir el tiempo real en nuestras operaciones. Además de poder realizar diferentes operaciones de forma sincronizada, también podemos hacer que tengan una velocidad de tiempo real. Esto es de crucial importancia no solo a la hora de gestionar proyectos y planificarlos: es esencial a la hora de mejorar la calidad de nuestras decisiones ya que contaremos con mejor información y más apegada al tiempo actual.

La razón de ello está en que nos sirve para identificar los problemas que estén sucediendo en cualquier departamento. No solo eso: los problemas que estén ocurriendo en cualquier dispositivo. Por ello, podemos decir que un ERP es una herramienta para mejorar al máximo la eficiencia de una compañía. Nos permite analizar cada componente y tomar la mejor decisión en función de sus resultados.

7. Fácil mantenimiento

Al comprar cualquier producto tenemos en cuenta si será caro o barato de mantener, por ejemplo un ordenador o un coche. Con cualquier SaaS pasa lo mismo, incluidos los ERP.

Tienes que valorar el coste inicial de contratarlo, implementarlo y formar al personal, además del coste de mantenimiento.

Más allá de lo que te pueda suponer en términos económicos, valora si realmente será fácil que tu ERP siga funcionando en el futuro. No solo tendrás que tener en cuenta lo que te supondrá adaptarte a las actualizaciones, sino si serán compatibles en el futuro con tus dispositivos.

Por ejemplo, si eliges un ERP en la nube, aunque evolucione el software podrás acceder, frente a aquellos programas de gestión que funcionan de manera local en un sistema operativo en concreto, y con el tiempo dejan de ser compatibles.

Conclusión

Hay muchos tipos de ERP y no es fácil decidir cuál es el que más te conviene. Eso sí, a la hora de evaluar entre distintos candidatos, ten en cuenta que la elección de un ERP debe estar ligada al cumplimiento de sus principales objetivos:

• Optimizar todos los recursos y procesos de negocio
• Compartir información entre los componentes de la organización
• Eliminar las actividades y los costes innecesarios

Para garantizar cada uno de estos puntos, es crucial que escojas un ERP integral, modular, adaptable, automatizado, intuitivo y de fácil mantenimiento. Acercate a nosotros y te ayudamos en la implementación de un ERP.