Mapa de Procesos: Cómo Visualizar y Mejorar tus Flujos de Trabajo

El mapa de procesos es una herramienta fundamental en una empresa, ya que aporta claridad a todas sus gestiones. Su función es ayudar a establecer, los procesos, a través de una representación gráfica que sea comprensible para todos los miembros del equipo.

 

Sin embargo, a pesar de su utilidad e importancia, en la actualidad este tipo de proyecto todavía no es habitual en la mayoría de compañías. Por esta razón, hemos redactado este artículo. Para que conozcas todo lo que necesitas saber sobre el mapeo de procesos de una empresa.

 

¿Qué es un mapa de procesos y cuál es su principal función?

 

¿Sabes qué es el mapa de procesos? Es un diagrama que representa todos los procesos de una empresa, sus interrelaciones, límites y responsabilidades. Define de forma gráfica el diagrama de valor, en el que se combinan las perspectivas globales de la organización.

 

En el desarrollo de este tipo de trabajo, tendrás que coordinar los departamentos y el desarrollo de las gestiones que se establecen a nivel estratégico. Por ende, necesitarás identificar estos últimos y jerarquizarlos en función de su definición.

 

En el mapa de procesos tus diagramas deben ser concisos y claros para poder brindar una visión global de todo lo que pasa en tu empresa. Además, necesitarás una misma plantilla para sistematizar los pasos. De esta forma, podrás identificar las interrelaciones de cada uno de los departamentos con la visión estratégica.

 

Función principal

 

La función principal del mapa de procesos es definir y describir de forma correcta un procedimiento definido. Esto quiere decir que el equipo que esté trabajando en el proceso deberá contar con un documento que les aporte información correcta y tangible.

 

Así, evitarás fallos en el desarrollo de las fases, puesto que todos los trabajadores implicados en el proyecto parten de un mismo punto. Entre otras de sus funciones se encuentran las siguientes:

• Identifica las ineficiencias. Revela ineficiencias y cuellos de botella que pueden pasar desapercibidos en la rutina diaria de tu compañía.
• Establece estándares y consistencia. Fija un mapeo de procesos claro en tu equipo, ayuda a definir estándares operativos y garantizar la consistencia en la ejecución.
• Facilita la comunicación. Si tienes un mapeo bien elaborado de tus procedimientos, podrás usarlo como una herramienta de comunicación efectiva. Esto permitirá que todos los miembros del equipo comprendan sus roles y responsabilidades.

Por último, el mapa de procesos facilita la toma de decisiones. Ofrece una comprensión clara de las gestiones. Tomarás mejores decisiones si comprendes el impacto que cualquier modificación tiene en el orden secuencial de la cadena.

 

 

Explorando los mapas de procesos: Importancia y aplicaciones

 

La importancia que tiene el mapa de procesos en una empresa es obvia. Permite evaluar objetivamente la realidad que atraviesa una empresa y las posibilidades que tiene de implementar mejoras que eleven su rendimiento. Otras características importantes son:

 

• Simplifica los procesos. El mapa de procesos racionaliza todas tus gestiones en la empresa. Además, elimina las áreas innecesarias y simplifica todo el proceso de principio a fin.
• Mejora la comprensión de un procedimiento. Si compartes tus proyectos con los miembros de tu equipo y los accionistas externos, crearás una alineación en toda tu organización.

Finalmente, mejora la comunicación. Anima a mejorar tu comunicación describiendo de forma clara los pasos de tu proyecto. Indica a todos los implicados cuáles son sus responsabilidades y a quién deben dirigirse si tienen preguntas. El mapa de procesos es muy empleado por los analistas de negocios y los desarrolladores técnicos.

 

Estos utilizan los diagramas BPMN online para establecer una visión completa de las gestiones de un negocio. Su objetivo es crear una comprensión compartida de los procedimientos de la empresa. Proporcionan una visión holística de cómo funcionan las operaciones de una organización. Esta comprensión puede ayudar a tomar decisiones informadas sobre cómo mejorar los procesos.

 

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Beneficios del mapeo de procesos en el entorno empresarial

 

Cuando has identificado los procesos que ocurren en tu organización y has definido su carácter, el siguiente paso es elaborar un mapa de procesos. Al hacerlo, estarás obteniendo importantes beneficios como:

 

1.   Mejora de la moral y la integración de los trabajadores

Cuando involucras a todos o a la mayor parte de las personas de tu empresa en el mapeo de procesos, los haces sentir escuchados. Las probabilidades de que un proceso donde tu personal esté involucrado sea aceptado es mucho mayor. Organiza comités representativos que reciban y discutan las opiniones de los empleados. Luego, transmítelas a los responsables de la gestión de procesos.

 

2.   Identifica problemas ocultos

El mayor problema de no contar con procesos mapeados adecuadamente es que resulta casi imposible saber dónde está teniendo lugar un cuello de botella. O bien una interferencia que ralentice la ejecución de las tareas. Al mapearlos, se identifican cada uno de los pasos que están teniendo lugar.

 

Conocerás las discrepancias respecto al planteamiento teórico planteado originalmente, las áreas de mejoría respecto al planteamiento teórico original.

 

3.   Se establece una meta común

Cuando los pasos en un mapa han sido optimizados mediante una asignación más racional y eficiente, dicho mapa sirve como una meta u objetivo para todo el equipo. El proyecto se convierte así en una visión del futuro al que aspirar y un motivo por el que trabajar.

 

De hecho, cuando tus empleados comprendan el poder de mapear, es probable que se sientan mucho más motivados a aportar soluciones y nuevos puntos de vista.

 

4.   Entrenamiento de los nuevos empleados

El manual para los nuevos empleados y su entrenamiento debería incluir siempre una presentación del proyecto en los que vayan a estar involucrados. La curva de aprendizaje se verá reducida, debido a la visión global que les aportes. Asimismo, la perspectiva que ofrezca un nuevo empleado puede ayudar a mejorar el proceso de forma inmediata.

 

También mejora la definición de roles y responsabilidades y favorece la alineación de objetivos. Pero ten presente que, para obtener los resultados esperados, debes impulsar labores continuas de monitorización y seguimiento.

 

 

Pasos clave para diseñar un mapa de procesos efectivo y adaptable

 

Ya sabes que el mapa de procesos se emplea para demostrar visualmente todos los pasos y las decisiones de un proceso que lleves en concreto. Si quieres crear uno que se adapte a tus necesidades, te dejamos un paso a paso para que puedas llevarlo a cabo:

 

1.  Identifica el proceso que necesitas mapear

El primer paso es decidir por dónde quieres empezar. Tiene que ser un proceso que no sea ineficiente. Uno que influya directamente en la satisfacción del cliente. Después de que lo tengas definido, dale un nombre.

 

2.  Reúne el equipo adecuado

Es muy importante que todo tu equipo esté implicado en tu nuevo proyecto. De esta forma, te asegurarás de cubrir todos los aspectos del proceso al trazarlo. El equipo adecuado debe incluir a los que hacen y gestionan el proceso y proporcionan la información.

 

3.  Reúne toda la información necesaria

Hazte las siguientes preguntas: ¿dónde empieza y termina el proceso?, ¿cuáles son los pasos entre estos dos puntos?, ¿quién hace qué?, ¿cuándo, ¿dónde y cómo?

 

4.  Organiza los pasos en un orden secuencial

Haz que tu equipo organice cada paso en un orden secuencial desde el principio hasta el final.

 

5.  Dibuja el mapa de procesos de referencia

Dibuja un mapa de procesos que muestre el mapa tal y como está actualmente. Ten presentes las buenas prácticas de mapeo de procesos.

 

6.  Analiza el mapa para encontrar las áreas que debes mejorar

Identifica las ineficiencias y los cuellos de botella. En este punto debes responder a estas preguntas: ¿cuáles son los pasos que hay que eliminar?, y ¿dónde se puede mejorar?

 

7.  Aplica las mejoras y supervísalas

Lo último que debes hacer es implementar las mejoras a menor escala. Si funcionan, podrás aplicarlo a mayor escala. Posteriormente, supervisa el nuevo y mejorado proceso para ver cómo funciona y si es necesaria una mayor optimización.

 

¿Te gustaría implementar un mapeo de procesos?

 

El mapa de procesos es una parte vital dentro de una organización. Es una metodología mejora las gestiones. Si tomas en cuenta toda la información que te hemos proporcionado y sigues nuestros pasos clave, podrás mejorar tu negocio. Si necesitas ayuda en ERP365 podemos ayudarte. Contamos con una amplia trayectoria comprobada en asesoría y en el desarrollo de productos digitales. 🌐

 

 

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