Gestión de Servicios Estratégica: Eficiencia operativa mejorada

En esencia, la gestión de servicios es la orientación estratégica para maximizar la eficiencia de una empresa aprovechando los recursos tecnológicos. Su utilidad y beneficios serán relativos a su aplicación y al compromiso en mejorar las dinámicas empresariales.

Desde los últimos años la tecnología ha definido una nueva era, resultando en una herramienta clave para el crecimiento de las empresas. Y, como es de esperarse, las organizaciones han empezado a implementar de manera estratégica y metodológica estas nuevas herramientas. Puesto que es este proceso organizado el que mejora las dinámicas de funcionamiento de toda la organización.

 

 

¿Qué es la gestión de servicios?

 

La gestión de servicio estratégica puede definirse como un sistema de administración integral para todos los recursos de información. Esto se aplica con el objetivo de mejorar su funcionamiento, dependiendo de las necesidades y expectativas de las circunstancias.

 

En este sentido, lo que se espera es potenciar la eficiencia de distintos procesos que podrían automatizarse por medio de recursos tecnológicos. De esta manera se podrá optimizar la eficiencia operativa de los servicios por medio su ejecución y seguimiento. Además, permite que tanto clientes como empleados y directivos puedan obtener con mayor rapidez y facilidad lo que requieran.

 

Esto se logra principalmente por medio de un software o hardware diseñado específicamente para optimizar los procesos de una empresa. Por ejemplo, para el departamento de atención al cliente, dirigiendo de manera automatizada los casos a cada departamento correspondiente. A pesar de ser un proceso con certeza complejo, a largo plazo le suma valor a la dinámica organizacional.

 

 

¿Para qué sirve la gestión de servicio en las empresas?

 

Principalmente, la gestión de servicio permite aumentar la eficiencia operativa de la empresa o de un departamento en particular. Esto incluye ocupar a los empleados con tareas más importantes y aprovechar de manera más positiva sus responsabilidades. Así como también saber a quién asignar cada trabajo o cómo dirigirlos con mayor rapidez.

 

Por otra parte, permite crear un registro de información, el cual es fundamental para lograr el crecimiento de una empresa. Esto brinda la oportunidad de conocer al cliente y sus necesidades, como qué producto consume con mayor frecuencia o cuál genera más inquietudes. Lo cual es un elemento clave para el diseño, creación y lanzamiento de futuros proyectos.

 

La gestión de servicio siempre será una oportunidad de crecimiento mientras sea valorada como tal. Es decir, el objetivo es optimizar y aumentar la eficiencia de la empresa, por lo que todo resultado es una posibilidad de mejora. Tener acceso a las posibles quejas de clientes y empleados solo brinda oportunidad de crecimiento. Lo cual se traduce en mayores niveles de satisfacción y posicionamiento.

 

 

5 beneficios de la gestión de servicios en tu empresa

 

1. Optimización en todos los recursos propios de las tecnologías de información

Primero lo primero, las tecnologías de información se pueden describir como todas las herramientas aplicadas para digitalizar la información. Entonces, ¿cómo optimizar este proceso y aumentar su eficiencia? Por medio de la gestión de servicio.

 

Un ejemplo muy sencillo es la automatización de correos predeterminados cuando un cliente adquiere un producto o cuando se envían encuestas de satisfacción. El principal beneficio en estas tecnologías de información es automatizar todos los procesos que sean posibles. Esto permite que se cumplan rigurosamente, se obtenga la información deseada y se registre adecuadamente.

 

2. Ahorro de tiempo y costos

 

Como consecuencia de lo anterior, la automatización de las tareas prescindibles genera una reducción en gastos tanto económicos como de tiempo. Esto, por dos razones significativas. La primera es que, al no requerir de personal que se encargue de dichas responsabilidades, el valor humano es aprovechado con mayor eficiencia.

 

Y, segundo: al estar todo sistematizado, los clientes reciben una atención acorde, rápida y con un margen de error mínimo. Lo que resulta en una atención al cliente más efectiva (que siempre es bien valorada por el consumidor) y genera un vínculo positivo que asegura una futura compra.

 

3. Seguimiento de las dinámicas empresariales

 

Al sistematizar los procesos, la gestión de servicios permite acceder con mayor facilidad a todo lo realizado. De manera que los directivos pueden obtener con mayor facilidad reportes de cada departamento de la empresa. Asimismo, los empleados podrán identificar fallas con más eficiencia para resolverlas con inmediatez.

 

Además, permite que cualquier persona de la empresa entienda qué podría estar generando dificultades y cómo resolverlas. Pues, al crear líneas de comunicación que resultan más efectivas, se optimiza el valor general de la empresa al reducirse las confusiones entre departamentos.

 

 

4. Beneficia la productividad laboral

 

Al aplicar la gestión de servicios en una empresa, los trabajadores tendrán tareas más significativas, aumentando así su sentido de utilidad para la empresa. Esto resulta en una respuesta positiva y directa a sus niveles de productividad, motivación, iniciativa y eficiencia laboral.

 

5. Aumenta el posicionamiento de la empresa en el mercado

 

Al tratarse de gestión enfocada en aumentar la eficiencia, todos los resultados son tangibles y aplicables a la manera en la que se percibe la empresa en el mercado. Dado que al optimizar las dinámicas, tanto los clientes como los empleados tendrán reseñas positivas.

 

De manera que la reputación de la empresa estará vinculada a una atención positiva, un producto de calidad y una necesidad cubierta satisfactoriamente. Así, al estar funcionando simultáneamente estos elementos, las empresas que los aprovechan empezarán a identificarse como referencia para la competencia.

 

 

Estrategias para una gestión efectiva de servicio

 

El proceso de adaptación para una gestión de servicio efectiva puede sentirse complicado al analizarla por primera vez. Sin embargo, es un proceso que se enfoca en sistematizar. Esto quiere decir que cuenta con cierta metodología de aplicación que facilita la transición de la empresa y/o departamento.

 

• Identificar en qué y dónde será aplicada la gestión de servicio

 

En este sentido, lo primero será identificar cuáles son las áreas de información con mayor demanda. Esto podría ser el departamento de atención al cliente o el de contaduría. La gestión de servicio está directamente relacionada con el aprovechamiento de la tecnología en cuanto a captación de información.

 

Además, es fundamental categorizar los elementos medibles del área considerada. Por ejemplo, en el departamento de atención al cliente, los indicadores medibles de gestión pueden incluir el tiempo de cada llamada, de respuesta y de solución. Son estos indicadores los que permitirán crear estadísticas, reportes y análisis importantes.

 

• Contar con protocolos de acción

 

Los protocolos tratan de explicar claramente qué debe hacerse en cada posible caso; y en la gestión de servicio serán fundamentales. Pues, para aumentar la eficiencia de la empresa y poder aplicarla positivamente, debe saberse qué hacer, a quién dirigirse y cómo resolver.

 

Esto no solo será importante para aplicar la gestión de servicio, también es esencial para optimizar todas las operaciones de la empresa. Pues, cuando las líneas de acción y comunicación están establecidas de manera clara, los contratiempos se resuelven con rapidez. Además, cada quien sabe de qué debe encargarse, lo cual conduce a una mayor eficiencia a nivel organizacional.

 

• Identificar a quién se dirige la gestión de servicio

 

Por consecuencia, es importante definir quién será el beneficiario de la gestión; podría ser el cliente, la empresa, los empleados o un departamento. En este proceso se debe considerar cuál aspecto será el que sume más valor tras la aplicación y cuál la necesita más.

 

Asimismo, la información debe estar protegida adecuadamente, dado que contendrá datos de la empresa, del consumidor y de la dinámica organizacional. Por su parte, el público seleccionado deberá ser evaluado adecuadamente para identificar cómo sería una gestión de servicio eficiente para un beneficio mutuo.

 

• Encontrar la herramienta de gestión de servicio adecuada

 

Una vez que se tenga todo lo anterior considerado y analizado, solo queda iniciar con la gestión de servicio en la empresa. Para esto, es fundamental contactar a empresas especialistas que faciliten el software acorde a la demanda. En otras palabras, es momento de contactar a quien instalará y automatizará todas las tareas definidas.

 

El momento de la gestión de servicio es ahora

Con todos los avances tecnológicos para las empresas, no aprovecharlos es un error. La gestión de servicio tiene el objetivo directo de beneficiar a todos los que se relacionan con la empresa, por lo que su aplicación es indispensable.

Si quieres saber cómo aprovechar otros avances tecnológicos, también podría interesarte conocer: Cómo utilizar la inteligencia artificial en las empresas para mejorar procesos y servicios

 

 

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