Gestión de compras en las empresas: Pasos y consejos clave

ERP365 septiembre 19, 2023 0 Comentarios

La gestión de compras es una de las actividades administrativas más importantes en una organización. Todas las compañías requieren de bienes, materias primas y servicios de proveedores externos. Las compras deben realizarse de manera estratégica e inteligente para que la empresa funcione adecuadamente.

Por ejemplo, un negocio dedicado a producir cajas de cartón necesita obtener la materia prima para suplir sus ciclos de producción y cumplir a sus clientes. Por ello, el proceso de gestión de compras debe encontrar tiempos oportunos y precios adecuados para sus necesidades particulares.

Por otro lado, la negociación y la investigación son fundamentales para encontrar los mejores precios y la entrega oportuna de los suministros requeridos. A continuación, te explicaremos qué es la gestión de compras y los puntos clave a tener en cuenta para que sea un proceso exitoso.

¿Qué es la gestión de compras y su función en las organizaciones?

La gestión de compras consiste en definir y obtener los suministros necesarios para el funcionamiento del ciclo empresarial. Para ello, se deben definir los proveedores y las fechas de compra y entrega de los bienes y servicios necesarios para la organización.

Una buena gestión de compras implica una investigación de mercado y tener muy presente la cantidad y variedad de productos del catálogo de la empresa. Conocer la demanda exacta de cada uno de los elementos del catálogo determina la cantidad de los suministros y la frecuencia con la que deben adquirirse.

En otras palabras, la gestión de compras es un engranaje esencial en cualquier negocio. En especial porque se encarga de contactar con los proveedores y establecer un acuerdo estable y funcional. Si llegan a faltar los suministros, entonces se fractura el ciclo productivo de la organización.

La importancia de una sólida gestión de compras

Los encargados de la gestión de compras necesitan estar familiarizadas con el flujo de producción y venta de la organización. De lo contrario, la empresa puede incurrir en falencias a la hora de satisfacer la demanda. Esto puede resultar en desprestigiar la marca y su capacidad productiva, ya que es incapaz de suplir las necesidades del mercado.

La gestión de compras es la primera estación del ciclo empresarial. Si hay una falla en los tiempos de entrega o la cantidad requerida de suministros, entonces habrá un retardo en la entrega de los productos o un déficit en la cantidad requerida por los clientes. Cualquiera de los dos resultados es indeseable para un aparato empresarial óptimo.

Desde esta perspectiva, la principal exigencia de la gestión de compras es que sea estable y se adapte a las necesidades del mercado. La solidez resultará en entregas oportunas y una producción acorde a la demanda; mientras que la adaptabilidad es necesaria en caso de imprevistos y cambios en los precios o la demanda del producto.

Pasos clave en el proceso de gestión de compras

A continuación, describiremos los momentos más importantes a la hora de realizar la gestión de compra.

• Recepción de solicitudes según los departamentos. Cada organización tiene necesidades particulares. Cada sección de la empresa (ventas, producción o inventario) debe plantear de manera clara lo que requiere para funcionar. En este punto, se definen qué elementos se deben comprar y con qué finalidad.

• Cotización de los bienes y servicios. Conociendo los suministros necesarios para cada departamento, resulta imperativo identificar los principales proveedores y sus precios. Una gestión de compras óptima cuenta con opciones alternativas en caso de imprevistos.

• Definir tiempos de compra y recepción de suministros. De acuerdo a los tiempos esperados de producción y las necesidades previstas del inventario, se definen las fechas de compra y entrega. Cualquier organización funciona mejor con tiempos claros y bien definidos.

• Negociación con los proveedores. Este punto es clave para reducir los costos de producción. Si bien se esperan suministros de calidad óptima, existen estrategias para reducir los precios y mantener una taza ideal de ganancias. La gestión de compras ideal encontrará acuerdos provechosos para la organización.

• Procesos de pago y gestión financiera. Después de definir la cantidad, las fechas de entrega y el proveedor específico, entonces es necesario definir los medios de pago. No olvides realizar un seguimiento transparente de los procesos contables y fiscales.

Lo más importante en el proceso de gestión de compras es tener datos precisos y actualizados. Tanto de las necesidades en cada departamento como de los precios de los proveedores y las fechas de compra y entrega. Por otro lado, la comunicación asertiva y clara te ahorrará muchos dolores de cabeza. Además, te ahorrará dinero en el largo plazo.

Consejos prácticos para mejorar tu gestión de compras

En cuanto a los secretos que debes seguir para lograr una gestión de compras óptima te recomendamos seguir los siguientes principios.

• Evalúa los riesgos y prepárate para ellos. Has un estudio detallado de los proveedores y los problemas asociados con el suministro en específico. Si identificas fallas que pueden ser catastróficas, diseña planes de contingencia. Así podrás reaccionar en caso de que falle el producto o el proveedor.
• Recuerda considerar los cambios del mercado. Antes de aceptar una oferta masiva de suministros, considera el comportamiento de la demanda. También considera abastecer el inventario si se acerca una compra masiva de los productos de tu organización. En pocas palabras, alinea las compras de tu empresa con el mercado.
• Busca la consistencia. Los mejores negocios pueden satisfacer al mercado en todo momento. Por ello, encuentra proveedores que sean cumplidos, para evitar interrupciones en el ciclo productivo. En caso de tener una tienda de ropa, encuentra las cantidades oportunas de cada prenda. Evita que falten productos o que sobren en demasía.
• Mantén un registro detallado. En esta área es fundamental que no haya cabos sueltos. Todos los acuerdos, precios y cantidades deben estar registrados. Exige esta rigurosidad a todos los departamentos y proveedores de tu organización, así te evitarás dolores de cabeza.
• Cuida de la comunicación. Para mantener un registro detallado es necesario que todos los miembros de la organización comuniquen de manera clara, asertiva y oportuna cualquier suceso. Busca estrategias para que la información se actualice continuamente y los medios estén disponibles cuando sea necesario.

Siempre y cuando logres seguir estas recomendaciones podrás reducir los costos operativos de tu negocio. Recuerda que la gestión de compras ideal depende de la disponibilidad y claridad de la información. Esto se aplica también en la relación con tus proveedores. Procura llevar registro de todos los acuerdos para prevenir inconvenientes en el mediano y largo plazo.

Por último, considera optimizar los procesos de transporte y entrega de los suministros y productos. La planificación estratégica e inteligente siempre te dará los mejores resultados. Para profundizar en otras estrategias para optimizar los procesos de compra de suministros, también puedes leer este artículo.

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