¿En qué consiste la gestión de proveedores para una empresa?

ERP365 diciembre 9, 2021 0 Comentarios

La gestión de proveedores, compras y el abastecimiento forman parte fundamental del proceso productivo de toda empresa. Ya que a través de los mismos es posible adquirir los bienes y servicios necesarios para garantizar la continuidad del trabajo. 

Al igual que el poder ofrecer productos o servicios a nuestros clientes, como organización empresarial. Es por ello que se hace muy importante establecer contacto con buenos proveedores y lograr mantenerlos en el tiempo. Esto debido a que influyen en gran manera en la estabilidad productiva de la empresa.

Por este motivo, es imperativo conocer los factores relevantes en el proceso de la gestión de proveedores. En qué consiste, cómo funciona y algunos consejos sobre cómo optimizar la relación entre los proveedores y la organización para mejorar el proceso de negocio.

¿Qué es la gestión de proveedores?

La gestión de proveedores es un proceso que se suele clasificar en varias etapas. El mismo consiste en establecer, formar, desarrollar y mantener relaciones con distribuidores de recursos necesarios para el funcionamiento productivo de la empresa. 

Estos son precisos para mejorar el proceso de negocio. Ya que son precisos para cumplir el propósito operacional y lucrativo de la organización. Se trata de una fase crucial en el desarrollo de todo emprendimiento o proyecto empresarial. 

Lo anterior debido a que del mismo puede depender en gran manera de nuestra efectividad productiva. Así como los términos cualitativos de los productos o servicios que se ofrezcan a los clientes.

Es por ello que la gestión de proveedores no solo debe consistir en un proceso de negocio en el que se persiguen los mejores precios. Si no, que se trata de una clave administrativa para conseguir distribuidores que ofrezcan, de manera estratégica, economía y calidad de servicios. 

Fases de la gestión de proveedores

Durante el proceso de negocio para adquirir bienes o servicios, intervienen dos entidades; el proveedor, el cual funciona como “vendedor”, y la empresa contratante, la cual se clasifica como “comprador”. 

Tomando en cuenta esta segunda entidad, las fases para la gestión de proveedores se definen de la siguiente manera:

Selección del proveedor

Se trata de una fase de estudio y búsqueda detallada. En este primer paso es necesario conocer todas las características que rodean cada una de las entidades a considerar como proveedor. 

Igualmente, se debe obtener un perfil de riesgo actualizado para cada empresa. Además, clasificarlas, segmentarlas y categorizarlas con base en la ubicación y componente de negocio.

Evaluar el nivel de riesgo

Es un punto importante en todo proceso de negocio en el que se involucre nuestra empresa. En el caso objetivo de los proveedores, es de radical importancia conocer y establecer el nivel de riesgo que el mismo significa para la organización. De esta manera, se puede evaluar con base en el nivel de compromiso con el proveedor.

Negociar los términos del contrato

Para esta etapa, es necesario que el proceso de negocio sea lo más equitativo, estratégico y económicamente posible. Es decir, desarrollar un contrato “perfecto”, en donde se centren los esfuerzos para maximizar las ventajas de la relación. Para ello, se deben establecer cláusulas y KPIs de riesgo.

Proceso de incorporación

Durante la gestión de distribuidores, también se deben desarrollar técnicas para incorporar dicha relación a un factor estratégico y beneficioso para la empresa. En otras palabras, es orientar a los vendedores a que su aporte sea lo más fructífero posible para el proceso productivo de la organización. 

No obstante, para lograr con efectividad esta fase, se deben comprender los niveles de riesgos y cumplir con el seguimiento de las auditorías.

Gestionar el rendimiento y monitorear los riesgos

Otro punto importante en todo proceso de negocios radica en el monitoreo de actividades con relación al tiempo. Esto quiere decir que, al establecer una relación comercial, se hace necesario evaluar los resultados y el rendimiento de dicha interacción a través del tiempo.

El propósito de esta etapa es poder identificar de manera oportuna tendencias críticas. Para lograr responder en forma adecuada y eficazmente a situaciones desfavorables. Por ello es necesario desarrollar una base de datos basada en las incidencias de cada proveedor.

¿Cuál es su importancia?

La gestión de los proveedores es un factor que incide directamente en varios de los elementos fundamentales de toda empresa. En este sentido, es un proceso que infiere tanto en los costos generales de la organización, como en la capacidad de inventarios que se puede adquirir. 

Además, define el margen de innovación que pueda poseer el nivel productivo de la empresa, así como en la calidad de sus productos. Igualmente, interviene en la capacidad de competitividad a la que se pueda someter la compañía. 

No obstante, se relaciona con factores de alta relevancia como lo es la rentabilidad de la misma. Al igual que sus bases estratégicas para optimizar muchos de sus recursos. En esta línea, la importancia de la calidad implica en los resultados del proceso de negocio. Ya que la misma repercute en el funcionamiento del mismo.

Es por esto que toda empresa debe contar con un excelente plan estratégico que aporte al logro de las metas comerciales, productivas y financieras de la compañía.

Ventajas y beneficios de la gestión de proveedores

Como ya hemos mencionado anteriormente, la buena gestión de vendedores es fundamental para el proceso productivo de la empresa. Esto debido a que el mismo interviene en el modelo de trabajo y en el desarrollo estratégico y operacional de la misma. 

Esta relación aporta significativamente en la consecución de los fines comerciales de la organización. Ya que contrariamente, una mala gestión puede derivar en grandes pérdidas.

Por esta razón, desarrollaremos algunos de los beneficios de un buen proceso de negocio con los proveedores:

• Disminuye los costos: el departamento de compras suele ser uno de los que más consume presupuesto. Es por ello que se hace necesario contar con un buen catálogo de proveedores, seleccionados de una forma estratégica. Para mejorar el proceso de negocio.
• Aumenta la calidad de los productos y servicios: para garantizar la calidad de servicios ofrecidos, a través de un excelente proveedor de suministros.
• Mejora la competitividad de la empresa: al adquirir suministros de calidad, se abre paso a la capacidad de innovación.

Recomendaciones para una buena gestión de proveedores

Para una buena gestión de proveedores, debemos comenzar con garantizar la selección de los mejores distribuidores. En este punto, es conveniente analizar cada uno de los factores que nos ayuden a mantener un buen nivel de suministros. 

Para ello, es necesario estudiar cuál será la relevancia dentro de la organización. Así como su trayectoria como empresa, referencias y sus prestaciones en la calidad de sus servicios.

Si deseas conocer cómo optimizar la relación con los proveedores; te invitamos a leer nuestra guía sobre 4 consejos para mejorar la gestión de proveedores. En donde desarrollamos a detalle todos los aspectos relevantes para coordinar la interacción con los distribuidores.