¿Cómo lograr más productividad? La gestión de procesos es clave

ERP365 noviembre 14, 2023 0 Comentarios

¿Conoces la importancia de la gestión de procesos? Un término que ha ganado popularidad en el ámbito empresarial. Sabemos que las empresas están buscando siempre optimizar sus operaciones. Sin embargo, ¿Qué es lo que están haciendo para lograrlo? 

Todo dentro de una organización requiere de un proceso dividido en distintas partes. ¿Cómo se puede mejorar cada una de estas para aumentar la productividad y de esta manera ser más competitivo? De eso va el tema de hoy.

Antes que nada, ¿Qué es gestión de procesos? 

Lo primero que debemos hacer es definir la gestión de procesos, también conocida en inglés como Business Process Management.  Esto lo podemos conceptualizar de la siguiente manera: 

• Es la forma en la cual se administran los procesos que se llevan a cabo dentro de una empresa
• Se entiende por procesos un conjunto de recursos y actividades que transforman elementos de entrada en elementos de salida. Esto, otorgando un valor añadido al consumo del cliente.
• Por medio de dicha administración, se busca concretar los objetivos planteados por la organización

Por lo tanto, la gestión de procesos busca organizar de una mejor manera los distintos recursos con los que cuenta la compañía. Sin embargo, ¿Cuáles son realmente las prácticas que resultan positivas para este fin?

Prácticas en la gestión de procesos empresariales

Todo el tema de la gestión de procesos se ve representado por una serie de prácticas que buscan mejorar la productividad. Entre las más destacadas podemos mencionar las siguientes: 

• Seleccionar métricas de rendimiento que te ayuden a saber que tan eficientes son los procesos en la organización. Es una práctica que nunca frena, ya que se debe realizar un monitoreo constante después de aplicar estrategia de gestión. Solo así se puede saber si los resultados han sido los deseados.
• Mantener un nivel adecuado de comunicación entre los distintos departamentos que forman parte de un proceso. Como gerente, debes conocer el estado de cada área de la empresa, las actividades que se realizan y quienes la ejecutan.
• Centrar todos los esfuerzos de las áreas de la empresa en un mismo fin, la satisfacción del cliente. La gestión de procesos debe orientarse a las opiniones, comentarios y quejas que realizan los consumidores. Ahí es donde está la clave de los cambios que se deben hacer.
• Fijarse en los detalles, ya que una actividad dentro de la organización siempre tendrá tareas menores. A veces los cambios no deben ser tan grandes y solo se deben modificar áreas pequeñas para generar el efecto adecuado.
• Hacer uso de sistemas ERP o CRM que permitan administrar adecuadamente los procesos de la empresa. Después de todo, estas herramientas permiten integrar la data y de esta manera promover una mejor gestión de procesos.

Con este tipo de prácticas puedes obtener excelentes resultados en lo que respecta a gestión de procesos. Dicho esto, ¿Cuál crees que sea la verdadera importancia de estas en una compañía de cualquier nivel? 

La importancia de la gestión de procesos en la transformación digital empresarial

Son muchos los motivos por los cuales se hace tan necesario contar con una planificación dirigida a gestionar los procesos internos. Algunas de las que resultan fundamentales son las que mencionaremos a continuación: 

• El principal objetivo que tiene esta estrategia de planificación es sencillamente mejorar la eficiencia en la organización. Esto quiere decir que las actividades realizadas desde dentro van a ser más productivas o se ejecutarán en menor tiempo.
• Gracias a todo el procedimiento de administración se pueden identificar los puntos débiles del proceso productivo. Esto implica que se podrán realizar cambios que permitan cambiar esas debilidades por fortalezas.
• La experiencia del cliente y su mejora continua representa una de las principales prioridades de la gestión de procesos. Por eso es uno de los puntos más destacados y que hace necesaria este tipo de planificación.
• Dado que la evaluación del rendimiento es una de las claves de esto, se hace muy relevante en lo que respecta a tomar decisiones. La disponibilidad de datos e indicadores permite que sea mucho más fácil conocer la situación de la organización.

Es evidente que la importancia de la gestión de procesos está fuera de discusión. Después de todo, es un elemento que permite pulir las distintas actividades de la empresa y mejorar la calidad del producto o servicio. 

Claro está que algo que debemos destacar en lo que respecta a esta gestión es el uso de tecnología. ¿Cómo se ha innovado en las organizaciones para generar cambios reales?

Impacto de la tecnología en la gestión de procesos 

Todo lo referente a la administración de empresas ha sufrido cambios gracias a la llegada de la tecnología. Cada año aparecen nuevos avances que permiten aumentar la productividad disminuyendo el trabajo repetitivo: 

• El uso de la Automatización Robótica de Procesos ha sido uno de los grandes avances en las compañías. Esto implica el uso de sistemas robóticos que realizan tareas que para un empleado resultan repetitivas y poco productivas. 
• Existen sistemas o software que se caracterizan por promover la colaboración entre empleados o áreas. Gracias a estas, se pueden realizar trabajos cooperativos incentivando a compartir ideas y hallar soluciones como un conjunto.
• Con el uso de software específico de automatización se logra la meta de la gestión de procesos. Permiten acortar los tiempos del proceso y al mismo tiempo hacer un seguimiento detallado de este. Algo muy útil que ha generado excelentes resultados en las organizaciones.
• El trabajo remoto ha ganado importancia dentro de la gestión, ya que es una modalidad muy usada en la actualidad. Esto es algo a destacar porque esta estrategia también tiene como objetivo mejorar la experiencia del empleado.
• La analítica es fundamental y lo hemos mencionado al hablar de los software. Los datos deben ser revisados para obtener resultados confiables y realizar modificaciones.

Por todo esto, se hace evidente que la gestión de procesos ha sufrido cambios en el tiempo. Ahora se busca la automatización y mejora de la productividad promedio de la innovación y el uso de tecnologías. Además, conforme pasa el tiempo, surgen nuevas actualizaciones que se aplican a la planificación. 

Cada vez es más importante la gestión de procesos 

Como has podido apreciar, la gestión de procesos es una de las prácticas más indispensables en el panorama empresarial. Todas las compañías que quieren ser realmente competitivas y productivas deben hacer uso de esta herramienta. Claro está, considerando todos los elementos que la componen. 

¿Sabías que existen indicadores específicos para medir la gestión? Estos son fundamentales para poder automatizar los procesos. Aquí te dejamos un post acerca de cuáles son los indicadores más importantes para este fin. ¡Ingresa ahora!

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