¿Cómo evaluar un ERP? Guía completa para elegir el sistema ideal

ERP365 enero 16, 2025 0 Comentarios

Evaluar un ERP es una tarea compleja, pero es crucial para lograr una alineación perfecta entre la inversión en tecnología y los objetivos. Asimismo, con las necesidades que tiene tu empresa. Es por ello, que es determinante para poder lograr el éxito o el estancamiento de tu organización.

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Identifica los desafíos actuales en tus procesos empresariales

Antes de entrar en el proceso de evaluar un ERP, el primer paso será llevar a cabo una buena revisión de tus operaciones actuales. Esto quiere decir que tendrás que encontrar los cuellos de botella, las ineficiencias o las áreas que necesitan mejoras.

Dicho de otra forma, esta primera parte te proporcionará una base para que determines cuáles son las características y funcionalidades que no pueden faltar. Pregúntate lo siguiente:

¿Qué procesos consumen más tiempo y recursos?
¿Dónde se producen los errores más frecuentes?
¿Qué información resulta difícil de obtener o analizar con tus sistemas actuales?

Al meditar y responder a estas preguntas, podrás estar preparado para evaluar un ERP que se centre en tus necesidades. No te apures en esto y tómate tu tiempo para hacerlo bien.

Las señales de que es momento de evaluar un ERP

Conocer el buen momento para poner en marcha o renovar un ERP es muy importante. Algunas señales visibles que deben hacerte considerar seriamente la posibilidad de revisar un nuevo ERP son, por ejemplo:

Sistemas desconectados. Si tu empresa está utilizando sistemas que no están conectados entre sí, ésta es una buena señal de que es necesario buscar una solución integrada.
Exceso de trabajo manual. Si tus trabajadores están dedicando demasiado tiempo a trabajos repetitivos que podrían ser automatizados, es momento de buscar una solución más eficiente.
Dificultad en el acceso a la información. Si la obtención de informes o datos actualizados es una dificultad constante, un ERP moderno puede ser la solución que estás buscando.
Crecimiento del negocio. Si tu empresa crece y tus sistemas actuales no son suficientes, un ERP escalable puede contemplar el crecimiento futuro de tu empresa.
Cumplimiento normativo. Si tu sector está sujeto a normativas que cambian con frecuencia, un ERP nuevo puede ayudarte a cumplir de una forma más sencilla.

Reconocer estas señales es el primer paso para iniciar el proceso de cómo evaluar un ERP. Y, por supuesto, que este nuevo sistema este adaptado a tus necesidades actuales y futuras.

Aspectos clave para evaluar un ERP que se alinee con tus objetivos

Una vez que has detectado la necesidad de un nuevo sistema para tu empresa, es importante que te concentres en los aspectos clave del proceso evaluativo. Los elementos más importantes a tener en cuenta:

1. Las funcionalidades y las características

Verifica si cubren todas tus necesidades operativas, desde la gestión financiera hasta la administración de los stocks o la atención al cliente. Prioriza las funcionalidades que concretan mejor los problemas que has podido identificar con tu análisis inicial.

2. Escalabilidad y flexibilidad

Tu ERP debe poder crecer y acomodarse a medida que tu empresa crece. Busca sistemas que tengan modularidad, que te permitan añadir nuevas funcionalidades cuando creas conveniente. La flexibilidad es un aspecto clave, ya que te garantiza que tu inversión será útil en el largo plazo.

3. Integración a los sistemas existentes

Ten en cuenta la forma en la que tu nuevo ERP se integrará con los sistemas actuales. La integración puede aportarte un considerable ahorro de tiempo y recursos durante la fase de implementación y posteriormente. Pregunta a cada uno de los proveedores por sus posibilidades de integración y las experiencias adquiridas en sistemas como el tuyo.

4. Facilidad de uso y de adopción por parte de los usuarios

Un ERP muy potente, pero demasiado difícil de utilizar por parte de los usuarios, puede provocar el efecto contrario. Evalúa cuál es la interfaz de usuario y la curva de aprendizaje asociada a cada uno de ellos.

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5. Soporte y mantenimiento

Investiga la calidad del soporte, cuál es el tiempo de respuesta o qué tipo de recursos de capacitación se ofrecen. Un buen proveedor debe ser tu socio en el éxito, no sólo un vendedor de software.

6. Costos totales de propiedad

Al momento de evaluar un ERP, no es solo el costo inicial, también habrá que atender los gastos a largo plazo. Estos son: licencias, implementación, personalización, mantenimiento y futuras actualizaciones. Pide un desglose detallado de todos los costos a los que puedes acceder para no llevarte sorpresas más adelante.

7. Seguridad y cumplimiento normativo

Debes evaluar las medidas de seguridad que incluye cada uno de los sistemas ERP. Y revisar que, a su vez, cumplan con las normas de tus actividades específicas. Un software seguro y cumplimiento regulatorio protegerá a tu empresa de serios riesgos.

¿Que dice un reciente estudio realizado por Panorama Consulting? Muestra que el 95% de las empresas identifican que mejorar los procesos es el principal factor que les motivó a implementar un nuevo ERP.

Lo que da a entender que es importante que elijas uno. Este debe satisfacer tus necesidades actuales y a medida que va pasando el tiempo, también mejore la eficiencia operacional.

Preparando a tu empresa antes de evaluar un ERP

¿Pasos para evaluar un proyecto de inversión? Primero, reúne a miembros de diferentes departamentos para identificar las necesidades de la empresa y establece metas medibles para el nuevo ERP.

Realiza un inventario de los procedimientos actuales, señalando áreas de mejora y diferenciando entre requisitos imprescindibles y convenientes. Finalmente, evalúa la inversión necesaria, considerando aspectos financieros, tiempo y personal involucrado.

Una vez lista la inversión y el nuevo sistema ERP, llega la parte más emocionante: los pasos para implementar un ERP. Ahora, elabora un plan de proyecto con hitos y plazos específicos, ajustando el sistema a tus necesidades sin hacer excesivas personalizaciones que compliquen su uso.

Asegúrate de realizar la transferencia y verificación de datos en el nuevo sistema. Asimismo, comprueba que todos los procesos funcionen correctamente antes de la implementación. Tu equipo necesita ayuda en el proceso, así que capacítalos para que se adapten. Además, planifica un despliegue gradual, proporcionando un soporte robusto tras la implementación para asegurarte el éxito.

¿Estás listo para empezar hoy?

Evaluar un ERP es un proceso importante, aunque complicado, para el éxito de tu empresa. Por ello, la elección de un ERP es una decisión estratégica con potencial para mejorar la eficacia, la productividad y el desarrollo de tu organización. Tómate el tiempo para evaluar tus alternativas.

¿Estás listo para avanzar en la carrera de la digitalización? En ERP365 somos expertos en navegar este complicado proceso de evaluar e implementar un ERP. Nuestro grupo de profesionales puede llevarte de la mano cada paso del camino. Contáctanos cuando quieras para ver cómo podemos ayudarte a elegir el mejor ERP para tu empresa.