¿Cómo elegir el mejor sistema administrativo?

ERP365 febrero 22, 2022 0 Comentarios

Ya seas un pequeño empresario, al cual se le dificulte llevar las cuentas de su empresa, o el dueño de una gran compañía, que invierte mucho tiempo en cuestiones de logística; un sistema administrativo te puede ser muy útil.

Para aquellos que desconocen el término, un sistema administrativo es un software compuesto por aplicaciones que se dedicarán al cumplimiento de diferentes tareas de una empresa como son: realizar una factura, recibir un cobro u organizar la agenda.

¿Cuándo necesito un sistema administrativo para mi negocio?

Se necesita un sistema administrativo cuando una empresa comienza a crecer, ya que las tareas administrativas se tornan más complejas. En este caso, por más personal que dispongas para el trabajo, siempre habrá un margen de error o los resultados demorarán más de lo conveniente.

Al respecto, es recomendable adquirir este tipo de plataformas cuando requieras contar con estas ventajas:

Ahorro de tiempo y presupuesto. Para realizar el trabajo de administrar una empresa existen profesionales. Sin embargo, es más factible invertir en una plataforma que dará resultados efectivos que en un grupo de profesionales que pueden no ser tan eficientes.
Centralización de las funciones e informaciones. En una empresa esto repercute muy positivamente en su funcionamiento. Una clara organización va de la mano con empleados concentrados en las tareas que le son asignadas, y el sistema administrativo proporciona esta facilidad.
Detección de problemas. Es mucho más rápido detectar un error si podemos acceder a los registros de todas las actividades de la empresa desde un ordenador con ayuda de una plataforma administrativa.
Facilidad de emisión y recepción de facturas. Es una excelente manera de cumplir con las obligaciones oficiales. Esto es posible porque estas plataformas ofrecen un flujo de información sencillo y completo, ya sea de ventas, compras, pagos de facturas, etc.
Impulso en las ventas. Gracias al control del almacén de productos e inventario, se pueden atender pedidos a tiempo. Lo mejor es que los datos se integran a otros sistemas para maximizar la eficiencia.
Control de cuentas por cobrar. El software determina patrones de pago y más, que facilitan la clasificación de clientes en cada región, así como las cotizaciones, nivel de ventas, etc. Es un excelente complemento para generar reportes.
Control de gastos. Estas plataformas mejoran la visibilidad de los recursos financieros. Por ende, se agiliza el análisis de gastos mediante criterios y filtros impuestos por la empresa. Además, mejoran las búsquedas y brindan datos precisos para crear estrategias.
Conocimiento de clientes y proveedores. Este software facilita el registro de información de estos, ya que se almacena la data de la actividad comercial para agilizar facturas y más. Por ello se consideran datos claves para consultar estados de cuenta, realizar acciones de cobranza y más.

De manera resumida, un sistema administrativo proporciona mejoras y permite progresos en el devenir de una organización o proyecto. Está plataforma dota al equipo corporativo de una visión más amplia de lo que está pasando en el momento para lograr planificar metas futuras.

No poseer un sistema administrativo incrementa los gastos, se realizan análisis menos precisos y con ello se toman decisiones que pueden perjudicar las obligaciones financieras.

¿Cómo escoger el sistema administrativo ideal?

Para la correcta elección de un sistema administrativo en una empresa tiene que haberse hecho un diagnóstico de las principales necesidades de esta. Es importante identificar si el negocio tiene problemas para la organización de facturas o, por el contrario, el seguimiento de la actividad comercial del cliente.

El planteamiento anterior es importante para considerar dos sistemas principales:

Enterprise Resource Planning (ERP). Este sistema es capaz de calcular los gastos de la empresa introduciendo la cantidad de materias primas necesarias para cada actividad.
Customer Relationship Management (CRM). Con este software podemos registrar las últimas compras de nuestros clientes y sus hábitos. Gracias a este podemos fidelizar un público a nuestra entidad.

Existen otros aspectos a tener en cuenta cuando valoramos la implementación de un sistema administrativo, como por ejemplo:

La seguridad, es una cuestión de primer orden. El software que se adquiera debe contar con la mayor robustez posible y proveer de constantes backups para evitar pérdidas catastróficas.
Espacio físico, ya que puede convertirse en una traba en algunas ocasiones. Al respecto, existen plataformas para solventar ese problema, como es un software ERP en la nube.
Simplicidad y fácil manejo. Este es un punto importante porque, no solo el administrador, sino también los trabajadores, tendrán que lidiar con esta herramienta.
Actualizaciones constantes. La plataforma seleccionada debe contar con las actualizaciones más destacadas en términos de software de administración. Lo importante es que cuente con lo establecido en las normativas oficiales vigentes como: factura electrónica, recibo de pago digital, etc.
Adaptabilidad empresarial. Se trata de contar con un modelo escalable, que pueda crecer junto a tus necesidades corporativas para que no te quedes rezagado respecto a la competencia.

Además, debes considerar el costo. Es uno de los aspectos determinantes que facilitan la adquisición del servicio. La idea es que represente una inversión que ayude a optimizar tu empresa.

Pero ¿Cuál es el mejor sistema administrativo?

Como ya mencionamos anteriormente, la decisión de adoptar un sistema administrativo depende enteramente de las necesidades de la empresa. Por tanto, no existe un modelo de sistema ideal.

Las decisiones importantes siempre se toman pensando en el futuro. Se deben prever las necesidades que tu empresa pueda tener y busca un software capaz de satisfacerlas. Optar por un programa que pueda ser modificado a medida que crezca la empresa es un paso aconsejable.

Es fundamental que la elección de un sistema administrativo no te tome a la ligera. Por este motivo dejamos aquí una serie de pasos a seguir para facilitarle al usuario su búsqueda:

Navegar en Google para informarte bien sobre cada empresa que brinda estos servicios es el primer paso. Consultar foros dónde sean los propios clientes los que den su opinión sería una gran guía de referencia.
Hacer comparaciones entre diversos sistemas. Que la decisión no dependa de lo cansinas que puedan resultar las demostraciones. Observa bien, durante las pruebas de estos sistemas, cómo cumplen su rol diario en tu rutina empresarial.
Contrastar el costo y rendimiento. De esta manera, se puede buscar un equilibrio. El sistema administrativo ideal sería el que te ofrezca un mayor rendimiento por menos costo.

Si, por el contrario, ya estás bien informado de las características de estas herramientas y desea asesorarte con nuestra empresa con gusto lo atenderemos. Nuestros profesionales pueden fácilmente realizar un análisis de tu negocio y presentar una propuesta con demostración del tipo de software que podemos implementar.

No te olvides complementar está información con otras entradas de nuestro blog que te instruyan en todo lo referente a los sistemas administrativos. Tal es el caso de los sistemas ERP, por ser los más adquiridos del mercado.