Automatiza y administra tus procesos empresariales con un ERP Software

Sumario:

¿Buscas aumentar la productividad de tu empresa? Mantener, organizar y monitorear los datos de tus clientes y sus interacciones con tu negocio será clave. Esto lo podrás lograr con un ERP software. Si quieres saber cómo, este artículo es de tu interés.

Introducción:

A la hora de escoger herramientas con las que tu equipo pueda trabajar de forma efectiva y eficaz, pensarás en el tamaño de tu empresa, el tipo de industria a la que pertenece y en las áreas de oportunidad que necesitan de soluciones inteligentes. Sin embargo, sean cuales sean las características de la organización en la que trabajas, podrás obtener grandes beneficios al integrar un ERP software alojado en la nube. 

Una nueva investigación realizada por Ultra Consultants muestra que los proyectos en los que se implicó un sistema ERP han sido mucho más exitosos comparados con proyectos pasados. Junto con el hecho de que las opciones de ERP software disponibles en el mercado hoy en día son más fáciles de implementar y requieren de un manejo más adecuado para todo tipo de empresa. Pero antes de contarte sobre sus beneficios, primero veamos su definición.

 

¿Qué es un ERP Software?

 

Por sus siglas en inglés, un ERP es un sistema de planificación de recursos empresariales, o sea, un conjunto de aplicaciones personalizables que le permiten a las empresas gestionar, automatizar y complementar sus procesos de trabajo de distintas áreas. Sobre todo ayuda a establecer una mejor comunicación entre todas las divisiones de la empresa y por lo tanto trabajar como una sola entidad, en vez de ser un conjunto de varias áreas.

¿Qué problemas pueden resolver estos software? Los sistemas ERP dan soluciones a distintos obstáculos que puede enfrentar tu empresa, incluida la necesidad de:

• Tener un sistema global de registro para todos los datos importantes de la empresa y de los clientes.
• Automatizar procesos manuales, como creación de facturas, optimización de la comunicación entre áreas implicadas, generación de informes financieros, entrega de productos y servicios y la planificación y gestión de los recursos.
• Mejor visibilidad a la hora de monitorear la cadena de suministro, mayor eficiencia y productividad.
• Aumento de la seguridad de los datos empresariales almacenados en la nube.

Un ERP software integra todo el ecosistema empresarial que se compone de divisiones como recursos humanos, contabilidad, nómina, inventario, compras, manufactura y se complementa con un CRM. Esto conduce a la racionalización de los procesos comerciales, lo que a su vez conduce a una mayor eficiencia y productividad. 

Otra de sus funciones es que incorpora el aprendizaje automático para crear informes detallados de los cuales se pueden extraer conclusiones muy útiles. Sin olvidar que los responsables de la toma de decisiones clave de la organización, como los ejecutivos y directores, pueden conocer el estado de todas las operaciones comerciales. Lo que será un gran apoyo para encontrar el punto del proceso en el que hay que enfocar los esfuerzos.

Contando además con la automatización de procesos que conducen a una reducción de desacuerdos y de silos de información. Haciendo que las empresas puedan utilizar el sistema para reducir su exposición al riesgo y cumplir con varios requisitos reglamentarios.

 

Ventajas de un software alojado en la nube

Un ERP software puede brindarte muchas ventajas competitivas, pero al estar alojado en la nube cuenta con características extra que ayudarán a mejorar muchos aspectos de tu empresa, como los siguientes:

 

Requiere de una menor inversión

Un ERP software es una excelente opción para aquellos negocios que no tengan presupuesto suficiente para crear un sistema a la medida. Además no requieren de pagar licencias ni plataformas para almacenar toda la información de forma local. Aunque la inversión será menor, esto no significa que tu equipo tendrá limitaciones al usarlo, sino todo lo contrario. Tus colaboradores tendrán la posibilidad de acceder al sistema desde cualquier dispositivo y de forma simultánea. Lo que promoverá la colaboración de todas las áreas.

 

Se puede ajustar a las necesidades del equipo, industria y empresa 

Los ERP software pueden crecer y tener tantas funcionalidades como una empresa lo necesite. Lo que lo hace flexible y adaptable, evitando que los colaboradores pierdan el tiempo en aprender funciones que no les servirán en el momento y que es probable que nunca usen durante sus procesos de trabajo. Pero cuando la empresa crezca se pueden añadir las funciones necesarias sin necesidad de tener que instalar un software nuevo.

 

Le brinda flexibilidad a tus colaboradores

Trabajar de forma efectiva ya no significa tener que estar pegado en la computadora por horas y horas. Brindarle flexibilidad de operación a tus colaboradores los hará sentir más motivados y promoverá el trabajo en equipo. Hoy en día todos tienen un dispositivo móvil, así que usar un sistema que permita trabajar a través de ellos puede aumentar la eficiencia hasta en un 40%, según estadísticas de Aberdeen Group. Justo un ERP software tiene esta opción, para que tus colaboradores puedan administrar y enfocarse mejor en sus tareas. 

 

Mantiene la información actualizada y accesible para el equipo

Para muchos es molesto tener que buscar los datos de un cliente dentro de una pila gigantesca de datos, para después actualizarlos de forma manual y después compartir el documento a las áreas que lo necesitan. Esto puede traer algunos inconvenientes como documentos duplicados y una gran pérdida de tiempo. Sin embargo, al tener toda esa información en la nube en un ERP software, todo se vuelve más fácil, la actualización de datos se realiza en tiempo real y todos los implicados en los procesos de la empresa tendrán acceso inmediato para agilizar cualquier ajuste o tarea. Algo que también mejora los tiempos de espera para los clientes.

Si estás considerando implementar un ERP en la nube, como el de Microsoft Dynamics, en tu empresa, pero no sabes si es el momento adecuado, estas son algunas señales que te pueden ayudar a tomar una decisión: 

• La organización está creciendo o tiene previsto crecer de forma significativa.
• Tus colaboradores y tú tienen problemas con las operaciones y necesitan de una herramienta que los ayude a gestionar mejor las tareas y procesos.
• Necesitan que todas las áreas estén en comunicación y que trabajen bajo la misma estrategia.
• Los sistemas con los que trabajan están desactualizados y ya no cumplen con las necesidades que tiene la empresa en la actualidad.
• Están en busca de soluciones inteligentes que los ayude a estar un paso adelante de su competencia.

¿Identificaste alguna de estas señales? Entonces te aconsejamos que lo converses con tu equipo y pongas sobre la mesa los beneficios que les podría brindar este sistema. Como informes comerciales mejorados, un servicio al cliente más eficiente, mejor acceso a la información necesaria al momento, costos de inventario más viables, optimización de procesos comerciales, mejor gestión de la cadena de suministro y muchos más. 

Si tienes dudas sobre el manejo de este software y sus funciones, en ERP365 te ayudamos a resolverlas. Además te asesoramos a ti y a tu equipo para que el proceso de capacitación y adaptación al implementar un ERP resulten con éxito.