Así funciona la facturación electrónica en un ERP

ERP365 noviembre 10, 2022 0 Comentarios

Las puertas que abrió el SAT con la reglamentación del uso de la facturación electrónica han servido para la creación de nuevos softwares de trabajo. Son muchas las empresas que hoy en día se ven en la obligación de replantear sus esquemas laborales en los que se incluye el sistema ERP.

Y es que para llevar un buen proceso contable y emitir facturas de forma correcta, es necesario contar con un programa de facturación completa; tal es el caso del sistema de facturación Microsoft 365. Son muchas las empresas que se suman a esta aventura, sin embargo, hay otras que tienen muchas dudas sobre ello.

Si estás interesado en implementar la facturación electrónica a través del ERP, este artículo es para ti. Continúa leyendo para conocer qué es el ERP, de qué se tratan estos programas de facturación Microsoft 365 y qué ventajas suponen para tu organización.

Los sistemas ERP y la facturación electrónica

Inicialmente, hay que mencionar que no todos los ERP ofrecen facturación electrónica; como también es necesario aclarar que este tipo de facturas no solo es una factura digital que se puede emitir y descargar en archivos PDF.

En contraste, una factura electrónica representa un certificado digital que no puede ser modificado, pero que a su vez es válido y tiene efectos legales. Si el software de tu empresa no emite facturación electrónica con firma válida, entonces es hora de optar por un sistema ERP que integre esta función.

Pero, ¿Qué es un ERP?

Se trata de un conjunto de sistemas cuyo objetivo es gestionar y administrar todos los recursos e informaciones dentro de las empresas. Las empresas que poseen un software de ERP no dudan en implementar el formato digital para sus procesos; por ejemplo, las devoluciones, anticipos, cargos, créditos, cobros y más.

A través de un esquema digital, los programas ERP permiten el tránsito fluido de información en tiempo real, de forma interna y externa. De hecho, acceder a datos o comprobantes es muy simple y rápido. Las búsquedas de archivos podían tardar horas, ahora solo toma unos segundos y un par de clics.

Aparte de eso, los errores disminuyen a tal punto que los colaboradores pueden disfrutar de un tiempo destinado para actividades creativas y de ocio. De esta forma, las empresas disfrutan de empleados más productivos dentro de sus labores profesionales.

Ahora bien, ¿Por qué es importante tener ERP con facturación electrónica?

Un sistema de Enterprise Resource Planning (ERP) funciona mediante un software que gestiona y unifica todos los datos. De esta forma, facilita todos los procesos en todas las áreas de la empresa.

Ahora bien, con los avances tecnológicos y la digitalización es una necesidad cambiar o actualizar los sistemas que gestionan los datos e informaciones laborales. Por supuesto que, esto también incluye el modo de facturación electrónica.

Si ya dispones de un software ERP, debes saber lo importante que es contar con la factura electrónica para la gestión empresarial. A continuación, describimos las principales razones para dar este paso.

La facturación electrónica y su convencimiento forzado

Son muchos los contribuyentes, pymes o personas con actividades comerciales que se han visto en la obligación de interactuar con sus clientes de forma digital. Y es que, son estos últimos los que tienen la necesidad de realizar sus transacciones a través de la digitalización.

Por su parte, las empresas que han comenzado a emitir cobros mediante la facturación electrónica relatan los innumerables beneficios de gestionar sus operaciones bajo estos sistemas.

En este sentido, muchas otras organizaciones deciden voluntariamente dar los primeros pasos para la digitalización de sus actividades. Entre ellas las compras, inventarios, cuentas por pagar y cobrar, así como otras funciones administrativas.

Uso general de las facturas electrónicas

De acuerdo con las estadísticas de SAT, para el año 2020 se emitieron, aproximadamente, 247 facturas/segundo, lo que es equivalente a un total de 7.798 millones de facturas. En un periodo más amplio, desde el 2005 hasta el 2020 se procesaron 55.686 facturas.

A partir del 2011, comenzó el registro de facturas con respecto a sus emisores, lo que ha comprobado que 9.700.844 contribuyentes han procesado aunque sea una facturación electrónica.

Un servicio al alcance de todos

Estos sistemas o programas suelen ser muy costosos. No obstante, la definición de programación general, permite la múltiple venta mediante canales profesionales. Esto significa que el valor de mercado disminuye de forma significativa, ya que es dividido entre cientos o miles de usuarios.

Finalmente, el sistema llega al destinatario final a un precio muy accesible; tanto que cualquier contribuyente, persona independiente o Pymes puede obtenerlo y extender los beneficios de un ERP totalmente digitalizado y con facturación Microsoft 365.

Ventajas de un ERP con facturación electrónica

Si tu organización genera muchas facturas mensuales, el proceso de firmar PDFs puede ser muy extenso y tedioso. Sin embargo, eso tiene solución. Un óptimo sistema ERP te ayuda a firmar facturas masivas e incluso a generarlas y enviarlas automáticamente a sus destinatarios.

Algunas ventajas del ERP con facturación electrónica son:

Son seguras

Una firma digital evita que cualquier persona inescrupulosa manipule o modifique la información de la factura. De acuerdo con lo establecido en el SAT, las facturas deben conservar su formato y soporte original para su validez.

Validez legal

Desde su elaboración, permite asegurar datos como fecha, importe y código para evitar futuros inconvenientes.

Administración pública

También permiten la elaboración y emisión de facturas FACE para la administración pública. Sin embargo, es fundamental seguir las instrucciones establecidas de FACE. Es un proceso más laborioso, pero no imposible para un ERP con facturación electrónica.

Integración contable

Es posible vincular con el módulo contable de la empresa, lo cual facilita el traspaso manual de facturas ERP al programa de contabilidad.

Integración CRM

La sincronización de contactos en el mismo software es una función que simplifica el proceso de emisión de facturas.

Menos papel impreso

Posiblemente, evitar la impresión de papeles sea el beneficio más evidente de la facturación electrónica, ya que aun siendo digital sigue teniendo el mismo valor legal.

Ahorra tiempo

Firmar factura por factura y luego enviarla a su destinatario demanda mucho tiempo. Un sistema ERP con facturación electrónica permite la firma masiva ganando tiempo y aumentando el rendimiento y productividad laboral.

Sin duda, un sistema ERP con facturación electrónica es  una inversión necesaria

Como hemos mencionado antes, un sistema de esta magnitud tiene un costo que además de ser accesible para las empresas, también optimiza los diversos procesos dentro de ella. Dada la importancia de un ERP con facturación electrónica, lo ideal es tener un aliado que ofrezca un excelente software.

Luego de conocer las ventajas de integrar la factura electrónica a tu negocio, nada es más emocionante que iniciar la optimización de estos procedimientos empresariales. Desde ERP365, estamos dispuestos a evaluar las necesidades de tu negocio y ofrecerte el mejor software de trabajo.

Si estás interesado en implementar una herramienta de trabajo como lo es Dynamics 365 Business Central, software de nube moderno, ágil y automatizado, no dudes en contactarnos.